Une offre claire pour un marché ciblé

Le mois de mars ayant été calme, j’en ai profité pour reprendre contact avec des consœurs nouvellement installées ou en cours de projet et qui m’avaient contactée à un moment donné pour avoir mon retour d’expérience.

Soit elles sont lancées, mais n’arrivent pas à faire décoller leur activité faute de trouver des clients réguliers ;
Soit elles ne se sont pas lancées, par peur de ne pas trouver de clients.

Il est évident que le point d’achoppement de tout projet de télésecrétariat est cette fameuse question du comment trouver des clients !

Or, je pense que cette fameuse et traumatisante question est un leurre.

C’est un leurre parce que les méthodes de prospection sont bien connues et il suffit de lire tous ces sites génériques sur la création d’entreprise pour les connaître.
Or beaucoup de télésecrétaires doutent de leur efficacité. Pourquoi ? Parce que ça ne marche pas !

Elles envoient des mailings, pas de réponse, passent des centaines de coups de fil et n’obtiennent aucun résultat, réalise un site internet que personne ne visite à l’exception de quelques consœurs, distribuent des papillons sans avoir aucun retour, etc.

Bien sur leurs compétences en tant que secrétaire professionnelle ne sont pas remises en cause, mais il semblerait que personne n’ait besoin de leurs services, qu’en France, les professionnels ne soient pas prêts pour le télésecrétariat.

Or, je lis tous les jours sur le forum des secrétaires indépendantes des témoignages de jeunes femmes qui réussissent très bien dans ce secteur d’activité.

Alors ? J’ai l’impression que la plupart des personnes confondent les moyens de la prospection avec le message lui-même.

Le 20 septembre dernier, j’avais répondu assez succinctement à l’une de mes consœurs qui m’avait sollicitée pour savoir comment trouver des clients : Télésecrétaire juridique : comment trouver des clients ?
Je dis succinctement, mais pour moi, l’essentiel y était et en premier lieu : Construire une offre.

Quand je dis une offre, je ne dis pas : « je fais tout pour tout le monde » parce que justement, c’est le contraire qu’il faut faire ! Or, je constate que la plupart des télésecrétaires communiquent sur une liste de compétences sans que l’on sache très bien à qui elles s’adressent et en quoi consistent exactement leurs prestations.

A partir de là, tous les moyens de prospection peuvent être mis à contribution sans que leur destinataire ne comprenne rien au message, ni à qui il est censé être adressé.

Quel est le client ciblé (je dis bien le et non les), quel est son portrait, quels sont ses besoins ? Que pouvez-vous lui apporter en fonction de son profil et de ses besoins ? Réfléchissez-y et dites-le-lui !

N’hésitez pas à nous faire part de vos réflexions dans les commentaires ;-)

 

Maîtriser l’organisation de son temps

Voilà un peu plus d’un an que j’exerce mon activité de rédactrice et de télésecrétaire, mais je suis toujours confrontée à la question de la gestion du temps.

Encore une fois, je ne me suis pas mise à mon compte pour travailler comme une dingue 80 heures par semaine en ne tenant aucun compte de ma vie familiale et sociale. J’essaie donc de faire pour le mieux pour concilier le développement de mon chiffre d’affaires tout en maintenant la sérénité de ma vie personnelle.

Par exemple, je fais tout mon possible pour préserver mes week-ends, mais je n’arrive pas encore tout à fait à maîtriser la charge de travail qui m’incombe chaque semaine.
En effet, en ce qui concerne mes prestations en secrétariat juridique, je dépends de ce qui arrive dans ma boite aux lettres à toute heure du jour et de la nuit (oui, les avocats travaillent jusqu’à une heure avancée de la nuit). Or, les délais ne sont bien sûr pas les mêmes d’une mission à l’autre mais en l’occurrence je tâche de rendre les documents juridiques au plus tôt, ce qui repousse d’autant le travail à produire pour le début de semaine prochaine qui finira par empiéter sur mon week-end.

Ce qui est aujourd’hui également de plus en plus important pour moi est d’arriver à rester en contact avec l’extérieur, à me programmer des moments de rencontres avec d’autres entrepreneurs ou des temps de formation pour continuer à faire évoluer mes connaissances et mes compétences.
Au début, c’est quelque chose que je n’arrivais pas à faire, mais j’ai appris depuis à travailler avec un emploi du temps pour organiser moi-même mon temps et ne plus prendre les choses dans l’ordre où elles m’arrivaient.

Cet emploi du temps est assez lâche et souple et compte des temps de production importants laissés libres pour les missions avec des délais courts.
Néanmoins, j’y place en priorité les tâches que je ne veux plus manquer de faire, notamment formations et rencontres. Bon, il m’arrive encore de les annuler en dernière minute, mais je tâche de m’améliorer.

Autre chose, que je fais désormais systématiquement et qui m’aide beaucoup, c’est de négocier tous les délais pour mes missions de retranscription audio.
Je le fais désormais systématiquement, quitte à rendre le travail avant la date de livraison ce qui m’arrive le plus souvent. Cela me permet de travailler avec moins de pression et le résultat n’en est que meilleur.
Malgré tout, ce n’est pas toujours possible de négocier ce point, mais dans ce cas cela se ressentira sur le tarif.
Dès que je peine à être dans les temps, je n’hésite plus non plus à déléguer une partie de mon travail.

Voici donc quelques pistes que j’ai explorées pour tacher de mieux m’organiser.
Est-ce que vous en pratiquez d’autres ?
Si quelqu’un veut témoigner de son organisation, je suis également preneuse ;-)

A lire également :
Assistante freelance et remplacements sur site (11 juin 2010)
Mon emploi du temps de télésecrétaire (16 août 2010)
Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ? (18 octobre 2010)

Créer une entreprise de télésecrétariat : Crédibilité et confiance en soi

Une des choses qui me frappe le plus souvent à la lecture des forums dédiés à la création d’entreprise, c’est le manque de confiance exprimé par les jeunes entrepreneurs et en particulier par les jeunes femmes qui souhaitent se lancer dans le télésecrétariat.

Ce manque de confiance me surprend, mais je le préfère encore à l’attitude inverse de celles pour qui tout est gagné d’avance. Je trouve juste ce manque de confiance en soi dommageable et sans doute un peu surévalué par rapport au risque du projet.

En effet, la plupart des jeunes femmes qui souhaitent devenir télésecrétaires ont souvent plusieurs années d’expérience dans le domaine en tant que salariées. Certaines ont même énormément d’expérience et ont exercé des postes avec responsabilités.
Bref, elles ne manquent pas de crédibilité dans leur cœur de métier. Or, si leur expertise est claire dans leur cœur de métier, je ne comprends plus leur peur.

Bien sûr, comme je l’ai souvent rappelé sur Croquefeuille, je ne pense pas que le fait d’avoir été une secrétaire chevronnée pendant des années dans l’entreprise d’un autre soit suffisant pour réussir son entreprise de télésecrétariat, mais en tout cas, ça donne de la légitimité à le faire et au moins donne une certaine crédibilité vis-à-vis des tiers au premier rang desquels se trouvent leurs futurs clients. C’est d’ailleurs sur cette même crédibilité, que certaines jeunes femmes dont je parlais plus haut se fondent pour crier victoire dès leur immatriculation comme AE et finalement peinent à développer leur activité faute d’avoir su adopter une démarche commerciale.

Le doute de celles qui manquent de confiance est donc tout à leur honneur, mais seulement à partir du moment où il leur sert à se poser les bonnes questions et à prendre le temps d’inscrire leur projet dans une véritable démarche commerciale et entrepreneuriale.
Ce qui est dommage, c’est de rester bloqué sur cette peur de l’échec, alors que vous ne manquez pas de crédibilité sur votre cœur de métier.
L’important reste de bien se faire accompagner.
Par ailleurs pour celles qui manquent de confiance en elles par principe, je recommande la formation de Nathalie Crépin sur la réussite.

A lire aussi :
Compétences et formation en télésecrétariat (6 septembre 2009)
Le site de Coopaname
Mes témoignages sur Coopaname sur Croquefeuille

Valthu : Télésecrétariat, Viadéo et réseaux sociaux

Valérie Thuillier a créé en 2008 TSV TéléSecrétariat Voreppin.
Nous échangeons régulièrement via le forum des secrétaires indépendantes, où elle se fait le chantre de l’intérêt pour les télésecrétaires de communiquer sur Internet.
C’est avec beaucoup de gentillesse que Valthu a accepté de répondre à mes quelques questions sur Croquefeuille.

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Bonjour Valthu,
Tu as lancé il y a quelques temps un hub sur Viadéo, Télésecrétaires, Unissons-nous !, qui compte aujourd’hui 280 membres, peux-tu nous en dire un peu plus ?

Le hub «  Télésecrétaires, Unissons-Nous ! » a été crée en septembre 2008. Fidèle lectrice du forum des secrétaires indépendantes, j’ai adhéré rapidement au réseau Viadéo. J’ai un penchant naturel pour la communication, j’aime discuter, échanger et partager.

Pourquoi avoir créé ce hub ?

Je me suis aperçue qu’il n’existait pas sur Viadéo – du moins en septembre 2008 – d’espace rassemblant des télésecrétaires comme sur le forum, et l’idée m’est venue naturellement de construire un « endroit » où nous pourrions nous retrouver. L’idée étant de développer au travers de ce hub, un partage de connaissances, l’échange de « tuyaux et d’astuces » sur le métier. Déjà le fait de pouvoir rassembler des personnes autour d’un pôle métier semblable, leur permettre de discuter ensemble, et de ce fait, de se sentir moins isolées.

Quels sont les profils des membres de ton hub ?

On compte une majorité de télésecrétaires en exercice, mais aussi en projet.  Il y a beaucoup de blogs et d’infos sur le net concernant la profession, mais il y aussi beaucoup d’infos discutables. Les futures télésecrétaires aiment trouver un espace de parole qui leur est spécialement dédié. Les télésecrétaires en exercice viennent encourager leurs futures consœurs, et apporter des témoignages de leur expérience, leur donner des conseils sur le statut à choisir aussi.

Il y a également des professions transversales qui sont représentées sur le hub notamment des informaticiens, des graphistes, ou encore des directeurs de sociétés dans différents domaines.

La proportion est de 2/3 pour les télésecrétaires et 1/3 d’autres professions.

Que viennent-ils y chercher ?

Comme indiqué un peu plus haut, les personnes viennent d’une part pour rompre leur isolement, et pour partager : partager leurs interrogations, mais aussi leur expérience : comment trouver des clients, comment pratiquer la retranscription audio, quel tarif appliquer pour telle prestation, etc.

La principale motivation est le partage d’expérience, l’échange de compétences.
Lorsque j’ai ouvert ce hub, j’ai bien rappelé que nous étions avant tout des « collègues » avant d’être des concurrentes, qu’il était essentiel pour avancer dans notre métier (encore marginal en France) de nous unir autour d’un projet commun.

D’après ton expérience et les retours que tu as pu avoir, quelles sont les principales difficultés auxquelles se heurtent les nouvelles télésecrétaires pour le développement de leur activité ?

La principale difficulté pour les nouvelles télésecrétaires est la même que pour les télésecrétaires « établies » : trouver des clients ! Car la dimension commerciale que nécessite notre métier est encore trop souvent négligée. Maîtriser Word et Powerpoint c’est bien, savoir créer un tableau Excel avec des fonctions avancées c’est bien, mais ces compétences techniques ne suffisent pas. Pour réaliser un chiffre d’affaires, cela passe par l’acquisition de clients. Là c’est donc des aptitudes commerciales pour savoir vendre nos prestations et nos services qui sont indispensables. Et c’est souvent là que « le bât blesse » !

De ce fait les télésecrétaires sont souvent amenées à travailler en sous-traitances pour pouvoir obtenir du chiffre d’affaires par le biais d’autres télésecrétaires qui elles, ont « décroché » le client.
Savoir vendre fait appel à des techniques commerciales pas forcément maîtrisées aussi bien que la bureautique par les télésecrétaires.

Les nouvelles télésecrétaires sont aussi en quête de savoir faire pour que leur présence soit davantage visible sur le net, et là interviennent la création d’un site ou d’un blog, et la communication sur les réseaux sociaux.

Tu es une « militante » de l’utilisation des réseaux sociaux par les télésecrétaires, auxquels penses-tu en particulier ? Nous savons que les réseaux sociaux sont très chronophages, peux-tu nous résumer en quoi ils peuvent aider les télésecrétaires à développer leur activité ?

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Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ?

Au fur et à mesure de mes rencontres avec d’autres secrétaires indépendantes, je me rends compte que le panel des missions qui leur sont confiées est énorme.
Une secrétaire indépendante peut donc être généraliste ou spécialisée. La question revient souvent sur les blogs, dans les forums ou dans les discussions.

Les spécialisations que j’ai le plus couramment rencontrées sont :

Elles sont le plus souvent exercées par d’anciennes secrétaires juridiques ou médicales qui se sont mises à leur compte et qui tout naturellement ont mis en avant leurs compétences dans ce domaine.

Certaines secrétaires indépendantes se sont également spécialisées dans des secteurs d’activités qu’elles connaissaient bien pour y avoir travaillé un certain nombre d’années. C’est le cas par exemple de celles qui sont spécialisées dans le secteur du BTP.

Une secrétaire indépendante peut également se spécialiser dans une tâche précise qu’elle préfère réaliser :

  • La permanence téléphonique,
  • La comptabilité, mais dans ce cas nous parlerons plutôt d’assistance comptable ou de secrétariat comptable afin de rester en conformité avec la loi,
  • La retranscription audio,
  • La prospection téléphonique,
  • La saisie et la mise en forme de documents…

Se spécialiser procure un certain nombre d’avantages relatifs à la prospection et à la production.
En effet, être spécialisée dans un secteur d’activité précis permet à une secrétaire indépendante de cibler sa prospection dans ce même secteur.
Au niveau de la production, cela suppose que cette secrétaire indépendante sera de plus en plus efficace dans son secteur.

Pourquoi alors est-ce que je n’envisage pas de me spécialiser ?

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Recommander une télésecrétaire ou sous-traiter

Comme beaucoup de télésecrétaires, il m’arrive de recevoir des demandes de missions que je ne peux pas honorer, soit je n’ai pas le temps de le faire – ce qui arrive le plus souvent pour des longues retranscriptions -, soit je n’ai pas les compétences pour le faire.

La lecture d’un billet du blog « Les recettes du traducteur » me permet de revenir sur ce sujet.

Quelle politique adoptée lorsque je reçois une demande de télésecrétariat ou de retranscription audio que je ne peux pas honorer :

1re option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences et je n’ai aucune raison de travailler avec ce client.
Exemple : secrétariat en anglais pour une société de consulting international.
Dans ce cas, je renvoie vers une de mes consœurs en donnant ses coordonnées au prospect.

2e option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences, mais j’aimerais bien continuer à travailler pour ce client.
Dans ce cas, je prends la mission et sous-traite la réalisation de la mission pour laquelle il me manque les compétences.
Il y a bien sûr des limites à cette formule. Je n’y recours jamais quand il s’agit par exemple d’une traduction dont je ne pourrai pas vérifier la qualité.

3e option : la demande est dans mon domaine de compétences, mais ce n’est pas le moment.
Dans ce cas, je sous-traite une partie de la prestation pour partager le travail, mais en général je tâche de garder le client.
Cette formule n’est pas possible pour les déplacements sur site, en particulier pour des questions d’assurance.

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Compétences et formation en télésecrétariat

Nous le savons bien, ce n’est parce que qu’on a été secrétaire pendant des années et que nos compétences ont été appréciées par tous, que nous réussissons comme entrepreneur.
Les compétences ne suffisent pas sans stratégie commerciale et par ailleurs l’inexpérience en matière de gestion de projet et de gestion financière ne facilite pas les choses. Les télésecrétaires débutantes compensant souvent leur manque de stratégie commerciale par une politique de tarifs très bas remettent absolument en cause (mais sans même s’en rendre compte) la viabilité de leur projet d’indépendance.

Une bonne façon de remédier à ces causes d’échec est de chercher une formation complémentaire en marketing et en gestion.

Je ne peux que conseiller la formation que j’avais suivie pour la création de ma librairie spécialisée :
Un DUT GEA PME  en formation continue à l’IUT de Saint-Denis (Paris 13), ou autrement dit un diplôme universitaire de technologie en Gestion des entreprises et administrations, option Petites et Moyennes Entreprises.

(suite…)

Qui suis-je ?

celine14.jpgCéline Lieffroy

C’est en 2009, suite au dépôt de bilan de la librairie que j’avais créée quelques années plus tôt, que j’ai décidé de me lancer comme télésecrétaire et rédactrice au sein de la coopérative d’activités et d’emploi Coopaname.

J’ai donc créé La Compagnie des Télémates, agence de télésecrétariat spécialisée en transcription audio.

En tant que télésecrétaire mes prestations sont les suivantes :

• Télésecrétariat administratif et commercial ;
• Retranscription de fichiers audio ;
• Rédaction de PV et comptes rendus de réunion (Comité d’entreprise, CHSCT, conseil d’administration, assemblée générale…)
• Assistance rédactionnelle…

En avril 2012, j’ai lancé le site LEXIRIS.fr, guide spécialisé en prestation de secrétariat freelance, qui a vocation à promouvoir les prestations des secrétaires indépendantes.

Titulaire d’un DEA spécialisé en histoire des techniques (CNAM) que j’ai obtenu après avoir suivi des études en histoire économique et industrielle à Paris 1-Sorbonne, je suis passionnée par l’entreprenariat et la création d’activités.

Avant de me lancer dans la création de ma librairie spécialisée en histoire, j’avais également repris une formation en comptabilité et gestion des PME (DUT GEA PMO) à l’IUT de Saint-Denis (Paris 13).
Cette formation m’a permis de me familiariser avec les notions comptables et juridiques de base, indispensables pour mener à bien mon propre projet de création, ainsi qu’à l’importance de la communication et du marketing.

Ce blog me permet de communiquer sur mes prestations et compétences ainsi que de partager mon expérience à l’attention des autres télésecrétaires qui souhaitent se lancer dans l’aventure de l’entreprenariat.


Pour me contacter : celine@lestelemates.fr

Pour en savoir plus :
Le site internet des Télémates
Le site LEXIRIS.fr
Mon profil sur Viadéo
Mes chroniques sur Envie d’Entreprendre

 

La motivation pour devenir télésecrétaire

Dans mon cas, la motivation était tout simplement de me remettre à mon compte ; mais la question mérite d’être posée et les réponses analysées en toute sérénité…

Parmi les futures télésecrétaires beaucoup souhaitent créer leur activité faute de trouver un emploi salarié.
Je suis assez sceptique sur ce genre de démarche et la réelle motivation à devenir indépendant. D’ailleurs il me semble plus difficile de trouver suffisamment de clients pour vivre de cette activité que de trouver un employeur !

D’autres télésecrétaires mettent en avant l’envie d’élever leurs enfants. Là encore l’adéquation ne me paraît pas possible. Concilier la garde de ses enfants – en particulier en bas âge -  et son activité de secrétaire indépendante n’est pas envisageable pour plein de raisons très faciles à imaginer ! Le forum des secrétaires indépendantes revient souvent sur cette question.

Outre ces motivations qui ne me semblent pas être les bonnes pour se mettre à son compte, il en existe d’autres qui sont, à mon avis, d’excellents moteurs à la création de son activité de télésecrétaire :

  • Le désir d’indépendance et l’envie de se libérer des contraintes d’une hiérarchie ;
  • Organiser son temps de travail comme on le souhaite ;
  • Choisir les orientations stratégiques de son activité…

Parce que certaines secrétaires ont l’impression de stagner dans leur métier, que le cadre de l’entreprise dans laquelle elles sont salariées ne leur permet pas de se réaliser professionnellement ;
Parce qu’elles ne parviennent plus à progresser dans leur carrière et à acquérir de nouvelles compétences ;
Dans ce cas, un licenciement ou un déménagement suffit à décider de l’installation…

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