Un réseau d’entraide de télésecrétaires

A la demande d’une des télésecrétaires citées dans ce reportage, la retranscription n’est malheureusement plus disponible sur Croquefeuille.



Comment communiquer avec votre télésecrétaire ?

Travailler à distance pour plusieurs clients et dans plusieurs domaines différents,
Jongler entre les déplacements sur site et les missions à distance,
Mon emploi du temps ne me permet pas d’être toujours disponible…

C’est le matin que je suis la plus joignable par téléphone car je travaille le plus souvent à mon bureau sur mes retranscriptions audio.
Les après-midi, en revanche, entre mes déplacements et mes missions de rappels téléphoniques, il n’est pas toujours évident de me joindre par téléphone.

Avec mes clients, nous communiquons le plus souvent par courrier électronique. Leur propre emploi du temps ne leur permet d’ailleurs pas toujours de m’appeler sur des horaires « raisonnables ». Cela ne nous empêche pas de nous parler pour toute question importante ou urgente…

Pour un premier contact avec votre télésecrétaire, le téléphone s’impose. Un message électronique ne remplacera pas tout l’intérêt d’un échange téléphonique afin de mieux comprendre les besoins de la personne et d’envisager une solution pour y répondre.
De ce point de vue là, je dois compter à mon actif plusieurs appels manqués…

Les messages téléphoniques sont rares ; je ne saurais pas dire pourquoi ? Certains n’hésitent pas à passer par mon formulaire par exemple, ou par mon adresse électronique, pour me laisser leurs coordonnées afin que je les rappelle. Bon, certains appellent au secours, mais oublient de laisser leur téléphone, ce qui est déjà plus compliqué ; dans ce cas une simple réponse au moment où je suis disponible suffit à susciter leur appel.

Il y a une chose cependant avec laquelle je ne suis pas à l’aise, ce sont les demandes de devis ou de tarifs par courriel uniquement sans contact téléphonique. Il est très difficile dans ces cas là de bien comprendre ce que souhaite le prospect et l’affaire tombe à l’eau car le devis ne correspond pas. En matière de retranscription par exemple, il n’est pas évident de tomber d’accord sur le sens des mots  épurée, reformulée, in-extenso

J’essaie encore avec l’expérience d’améliorer ma disponibilité, mais malgré tout cela fonctionne quand même plutôt bien…

Le télésecrétariat, fonctionnement



Assistante freelance et remplacements sur site

Je suis souvent sollicitée pour faire le remplacement d’une secrétaire en congés, mais je me heurte alors à des exigences trop importantes en termes d’amplitudes journalières.

Je me déplace sur site de préférence l’après-midi : RDV clients ou prospects, missions ponctuelles sur site – en particulier pour de l’assistance comptable – ou des remplacements.

Le mercredi après-midi, je suis prise par une mission régulière sur site également.

Pourquoi, est-ce que je ne me déplace pas le matin ?

Les remplacements ne sont pas ma fonction principale, même si je suis ravie quand cela tombe bien dans mon calendrier ou lorsque c’est prévu suffisamment à l’avance comme c’est le cas avec l’une de mes clientes avocates : sa secrétaire me donne ses dates dès que possible et je bloque mes après-midi pour la remplacer.

Mon rôle n’est pas d’assurer l’intégralité des tâches assumées par la secrétaire du cabinet car le temps de formation serait trop important. En revanche, je me charge de la frappe du courrier et des actes de manière pour éviter que trop de retard ne soit accumulé au moment des vacances.

Parfois, cette mission peut même être accomplie à distance lorsque le client est équipé d’un dictaphone numérique et qu’il s’occupe lui-même de l’impression et de la mise sous plis des documents.

Dans ce cas, j’intègre cette charge de travaille ponctuelle dans mon planning des tâches journalières à distance que je réalise en particulier le matin, ainsi que les après-midi quand je ne suis pas en mission extérieure.

Pour l’instant je me tiens à cette organisation :

  • Le matin retranscriptions ou travaux réalisés à distance ;
  • L’après-midi : je me déplace sur site ou en RDV ou j’avance mes travaux en cours + j’assure de temps en temps également ma prospection ;-)

Les prestations réalisées par votre télésecrétaire



Être ou ne pas être sur Facebook ?

Jusqu’à présent je m’étais peu posé la question d’être ou de ne pas être présente sur Facebook. Deux raisons essentielles à cela :
Je manque cruellement de temps pour essayer de comprendre ce service qui ne me séduit pas ;
D’autant que je ne comprends pas à quoi cela peut me servir.

Or, je constate que de plus en plus de télésecrétaires sont présentes sur ce média et sont référencées sur Google via leur page Facebook.
La plupart de ces pages de télésecrétaires n’intéressent que des télésecrétaires, alors à quoi bon ?

Simplement pour être mieux visible sur le Net. Bon, je vais réfléchir plus sérieusement à la question…

Le site Internet des Télémates



Les vacances des secrétaires indépendantes ?

Un billet publié par Isabelle Prigent sur sa semaine de vacances : « Un freelance, ça ne prend jamais de vacances ! » m’a interpellé sur cette question.

Ce sujet ne m’avait pas encore vraiment traversé l’esprit. Je pensais tout simplement prévoir dès que possible un calendrier avec mes dates de vacances, mais faute de temps, je ne m’étais pas encore penchée sur sa réalisation.

Deux points :
Comme cela a déjà été le cas, je peux être amenée pendant les congés des secrétaires salariée à assurer des missions de remplacement sur site. Ces missions sont intéressantes de mon point de vue et m’amène un chiffre d’affaires conséquent auquel je ne veux pas renoncer (du moins pour l’instant).

Par ailleurs, travaillant pour plusieurs clients réguliers pour lesquels j’assure notamment des missions de facturation ou de relances, il serait judicieux de poser mes vacances en même temps qu’eux. Mais voilà, ils ne prennent pas leurs vacances en même temps ! Et d’ailleurs, ils omettent souvent de me dire quand ils partent en vacances, à charge pour moi de continuer ma mission ;-)

Comme prévu, je vais tâcher de me prévoir quelques semaines de vacances et d’en informer le plus tôt possible mes clients. Quelques semaines de repos ne peuvent pas nuire à la bonne santé de mon entreprise et surtout quelques visites familiales en province s’imposent de temps en temps !

Reste à savoir quelles semaines vont être concernées ? Je vais tâcher d’y penser !



Secrétaire à domicile

J’ai été surprise d’apprendre qu’un de mes nouveaux clients pour des prestations de secrétariat comptable m’avait trouvé sur le net avec le terme de « secrétaire à domicile ».

C’est une appellation ambigüe que je n’aime pas tellement bien que ce soit celle proposée dans les fiches professionnelles de l’APCE. En effet, on ne sait pas trop si cette assistante travaille à son domicile ou à celui de son client ?

Je trouve également que cette appellation est plus adéquate pour les services à la personne. En effet, on parle plus rarement de domicile pour les locaux d’une entreprise que pour un particulier, même si les artisans notamment peuvent travailler à leur domicile : ce qui est le cas de ce nouveau client !

En tout cas, cela m’a fait penser que c’était un mot clé recherché sur le net et qu’il me faudrait en tenir compte pour mon référencement. Déjà une fois, parlant de mon activité avec mon médecin, il avait utilisé ce terme.

La Compagnie des Télémates – secrétariat à domicile



Remplacement de secrétaire juridique en cabinet d’avocats

C’est la mission rêvée pour la semaine du pont de l’Ascension, un peu plus d’une semaine d’ailleurs, et qui promet de se renouveler à chaque période de vacances.

En effet, je remplace une secrétaire juridique dans un petit cabinet parisien pour ses 10 jours de vacances. Il ne m’est pas toujours facile d’accepter ce genre de mission car je dois me garder du temps disponible pour mes autres clients, mais cette fois-ci les négociations ont été faciles et ma proposition acceptée de suite : je travaille 4 après-midi par semaine et je conserve  mon mercredi après-midi réservé par un autre client pour lequel je travaille également sur place.

Je réserve donc mes matinées pour mes autres missions à distance. En revanche, je n‘avais prévu avoir autant de travail d’un coup et il est vrai que les semaines de rentrées sont toujours un peu difficiles, mais bon, j’ai toujours des collègues pour m’aider et notamment pour les travaux de retranscription de dernière minutes.

L’idée de ces semaines de remplacement pendant les congés me plait bien. Le prochain RDV est déjà pris pour le mois de juillet. C’est également un souci de moins pour ma cliente :-)

Télésecrétaire juridique : Mes prestations pour des remplacement de secrétaires en congés.



Vélotac & Cie pour vos transports dans Paris

velotac.jpg

Le brin de muguets du 1er mai m’a été offert samedi par Stéphane de Vélotac&Cie.

Lors d’une ballade familiale, nous avons découvert avec beaucoup d’intérêt cet entrepreneur et son concept écolo et novateur proposant une alternative intéressante au transport automobile dans Paris.

En effet, depuis juin 2009, Stéphane et ses 5 collaborateurs déplacent personnes et marchandises (jusqu’à 250 kg) dans ses tricycles écologiques.

Les clients n’y perdent ni en temps ni en argent ; le prix des courses débutant à 5 euros !

C’est une bonne solution pour les entrepreneurs qui souhaitent faire de la livraison de marchandises à Paris tout en bénéficiant d’une image écologique auprès de leurs clients, mais également pour les touristes, les personnes âgées qui souhaitent se déplacer sans être bousculées dans les transports en commun.

Je vous laisse découvrir son site : Vélotac&Cie, transport écologique



Impression de stagner

Ce n’est pas la première fois que ça m’arrive donc je ne vais pas faire mon étonnée ;-)

Après le lancement d’un projet, alors qu’on ne savait plus où donner de la tête en essayant de tout faire à la fois : formaliser son offre, réfléchir à ses tarifs, trouver sa cible de clientèle et les meilleurs moyens de la prospecter, trouver des moyens de communication efficace, monter son site internet, le faire connaître, répondre aux premières demandes des clients, se tromper en répondant aux prospects suivants, courir à ses rendez-vous, etc. arrive un moment où nous avons l’impression de stagner parce que justement le projet commence à se placer sur ses rails.

Et là l’angoisse, je ne sais pas pourquoi ? J’ai l’impression de ne plus avancer !

Bien sûr il me reste plein de choses à faire pour développer mon activité de télésecrétariat, mais la plupart de mon temps est accaparé par mes clients (tant mieux ! ) mais il me semble que je me laisse aller…

Il faut que je vous avoue, j’ai un carnet où je note, chaque soir, ce que j’ai fais dans la journée pour trouver de nouveaux clients, pour faire connaître mon activité. Cela me sert à ne pas m’endormir sur mes acquis. Et bien, voilà depuis deux semaines : plus Rien. Je n’ose même plus y toucher.

Bon, on va dire que c’était les vacances et que je vais m’y remettre dès lundi.



Une première mission comme rédactrice Web

Pour l’instant j’ai pu noter que les vacances étaient de bons apporteurs d’affaires.
Il faut croire qu’elles laissent le temps aux chefs d’entreprises de réfléchir à de nouvelles orientations stratégiques pour leur activité et aux moyens de les mettre en place.

Je commence donc une nouvelle mission de rédaction Web pour le site internet Terra Amazonia, boutique parisienne spécialisée dans l’artisanat brésilien socialement responsable.

Terra Amazonia, artisans du Brésil


Un beau sujet, mais un site dont le contenu est entièrement à refondre.
Ma mission :
du contenu, du contenu et du contenu, mais aussi :

  • Revoir la présentation des articles et le plan du site ;
  • Assurer la promotion du site auprès de partenaires extérieurs et des annuaires.

Je suis ravie de cette nouvelle mission sur un créneau que je comptais bien sûr proposer mais pour lequel je n’ai pas encore formalisé une offre.  Je vous tiendrai au courant via Croquefeuille – de mon avancée et mes réalisations Rire



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