Croquefeuille est en congé

A l’occasion des fêtes de fin d’année, Croquefeuille prend quelques jours de congés.

Je vais profiter de cette pause pour réfléchir aux prochains billets à publier. Il faut dire que depuis quelques temps, je suis à cours d’idée. N’hésitez pas à me faire vos suggestions au cas où ;-)

Bonnes fêtes et à bientôt pour de nouvelles aventures !



Valthu : Télésecrétariat, Viadéo et réseaux sociaux

Valérie Thuillier a créé en 2008 TSV TéléSecrétariat Voreppin.
Nous échangeons régulièrement via le forum des secrétaires indépendantes, où elle se fait le chantre de l’intérêt pour les télésecrétaires de communiquer sur Internet.
C’est avec beaucoup de gentillesse que Valthu a accepté de répondre à mes quelques questions sur Croquefeuille.

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Bonjour Valthu,
Tu as lancé il y a quelques temps un hub sur Viadéo, Télésecrétaires, Unissons-nous !, qui compte aujourd’hui 280 membres, peux-tu nous en dire un peu plus ?

Le hub «  Télésecrétaires, Unissons-Nous ! » a été crée en septembre 2008. Fidèle lectrice du forum des secrétaires indépendantes, j’ai adhéré rapidement au réseau Viadéo. J’ai un penchant naturel pour la communication, j’aime discuter, échanger et partager.

Pourquoi avoir créé ce hub ?

Je me suis aperçue qu’il n’existait pas sur Viadéo – du moins en septembre 2008 – d’espace rassemblant des télésecrétaires comme sur le forum, et l’idée m’est venue naturellement de construire un « endroit » où nous pourrions nous retrouver. L’idée étant de développer au travers de ce hub, un partage de connaissances, l’échange de « tuyaux et d’astuces » sur le métier. Déjà le fait de pouvoir rassembler des personnes autour d’un pôle métier semblable, leur permettre de discuter ensemble, et de ce fait, de se sentir moins isolées.

Quels sont les profils des membres de ton hub ?

On compte une majorité de télésecrétaires en exercice, mais aussi en projet.  Il y a beaucoup de blogs et d’infos sur le net concernant la profession, mais il y aussi beaucoup d’infos discutables. Les futures télésecrétaires aiment trouver un espace de parole qui leur est spécialement dédié. Les télésecrétaires en exercice viennent encourager leurs futures consœurs, et apporter des témoignages de leur expérience, leur donner des conseils sur le statut à choisir aussi.

Il y a également des professions transversales qui sont représentées sur le hub notamment des informaticiens, des graphistes, ou encore des directeurs de sociétés dans différents domaines.

La proportion est de 2/3 pour les télésecrétaires et 1/3 d’autres professions.

Que viennent-ils y chercher ?

Comme indiqué un peu plus haut, les personnes viennent d’une part pour rompre leur isolement, et pour partager : partager leurs interrogations, mais aussi leur expérience : comment trouver des clients, comment pratiquer la retranscription audio, quel tarif appliquer pour telle prestation, etc.

La principale motivation est le partage d’expérience, l’échange de compétences.
Lorsque j’ai ouvert ce hub, j’ai bien rappelé que nous étions avant tout des « collègues » avant d’être des concurrentes, qu’il était essentiel pour avancer dans notre métier (encore marginal en France) de nous unir autour d’un projet commun.

D’après ton expérience et les retours que tu as pu avoir, quelles sont les principales difficultés auxquelles se heurtent les nouvelles télésecrétaires pour le développement de leur activité ?

La principale difficulté pour les nouvelles télésecrétaires est la même que pour les télésecrétaires « établies » : trouver des clients ! Car la dimension commerciale que nécessite notre métier est encore trop souvent négligée. Maîtriser Word et Powerpoint c’est bien, savoir créer un tableau Excel avec des fonctions avancées c’est bien, mais ces compétences techniques ne suffisent pas. Pour réaliser un chiffre d’affaires, cela passe par l’acquisition de clients. Là c’est donc des aptitudes commerciales pour savoir vendre nos prestations et nos services qui sont indispensables. Et c’est souvent là que « le bât blesse » !

De ce fait les télésecrétaires sont souvent amenées à travailler en sous-traitances pour pouvoir obtenir du chiffre d’affaires par le biais d’autres télésecrétaires qui elles, ont « décroché » le client.
Savoir vendre fait appel à des techniques commerciales pas forcément maîtrisées aussi bien que la bureautique par les télésecrétaires.

Les nouvelles télésecrétaires sont aussi en quête de savoir faire pour que leur présence soit davantage visible sur le net, et là interviennent la création d’un site ou d’un blog, et la communication sur les réseaux sociaux.

Tu es une « militante » de l’utilisation des réseaux sociaux par les télésecrétaires, auxquels penses-tu en particulier ? Nous savons que les réseaux sociaux sont très chronophages, peux-tu nous résumer en quoi ils peuvent aider les télésecrétaires à développer leur activité ?

(suite…)



Le retour sur Croquefeuille

Je reviens doucement sur Croquefeuille après un mois de pause. Je crois que c’est la première fois depuis que je tiens ce blog que je m’arrête si longtemps, mais je n’arrivais plus à cumuler mes différentes activités.

Cela reste d’ailleurs une de mes principales difficultés relativement à mon activité de télésecrétaire : gérer les fluctuations de ma charge de travail. Heureusement je commence à prendre l’habitude de me faire aider par des collaboratrices sur lesquelles je peux compter.

Que s’est-il donc passé depuis un mois ? Pas grand chose en fin de compte sinon la routine : mes clients réguliers, quelques grosses missions de retranscription qui se sont cumulées et deux nouveaux clients en télésecrétariat dont un avec lequel je n’ai pas encore commencé.

Sinon, j’ai eu le grand plaisir vendredi dernier de rencontrer plusieurs consœurs du forum des secrétaires indépendantes à l’occasion du forum Office Expo qui se tenait à La Défense :-)

Une rentrée sur les chapeaux de roues (10 janvier 2010)
2009 – l’heure des bilans (22 janvier 2010)
Pourquoi ce blog ? (11 février 2010)



Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ?

Au fur et à mesure de mes rencontres avec d’autres secrétaires indépendantes, je me rends compte que le panel des missions qui leur sont confiées est énorme.
Une secrétaire indépendante peut donc être généraliste ou spécialisée. La question revient souvent sur les blogs, dans les forums ou dans les discussions.

Les spécialisations que j’ai le plus couramment rencontrées sont :

Elles sont le plus souvent exercées par d’anciennes secrétaires juridiques ou médicales qui se sont mises à leur compte et qui tout naturellement ont mis en avant leurs compétences dans ce domaine.

Certaines secrétaires indépendantes se sont également spécialisées dans des secteurs d’activités qu’elles connaissaient bien pour y avoir travaillé un certain nombre d’années. C’est le cas par exemple de celles qui sont spécialisées dans le secteur du BTP.

Une secrétaire indépendante peut également se spécialiser dans une tâche précise qu’elle préfère réaliser :

  • La permanence téléphonique,
  • La comptabilité, mais dans ce cas nous parlerons plutôt d’assistance comptable ou de secrétariat comptable afin de rester en conformité avec la loi,
  • La retranscription audio,
  • La prospection téléphonique,
  • La saisie et la mise en forme de documents…

Se spécialiser procure un certain nombre d’avantages relatifs à la prospection et à la production.
En effet, être spécialisée dans un secteur d’activité précis permet à une secrétaire indépendante de cibler sa prospection dans ce même secteur.
Au niveau de la production, cela suppose que cette secrétaire indépendante sera de plus en plus efficace dans son secteur.

Pourquoi alors est-ce que je n’envisage pas de me spécialiser ?

(suite…)



Besoin d’aide pour vous lancer comme secrétaire indépendante ?

Pour faire suite à mon dernier billet sur les sollicitations des futures télésecrétaires, je propose aux plus motivées d’entre celles qui veulent se lancer et qui souhaitent de l’aide pour le faire d’envisager de correspondre sur votre projet.

Trop sollicitée et pas assez remerciée, je renonce à répondre aux simples questions de personne que je ne connais pas. Les forums sont là pour ça (d’ailleurs même sur les forums, le mieux reste de se présenter ! )

Je vous conseille :
Le forum des secrétaires indépendantes qui est payant mais qui a le grand mérite d’être privé ;
Le forum de Gautier Girard qui compte déjà un grand nombre de secrétaires indépendantes.

Pour celles qui sont prêtes à se lancer dans la lente construction de leur projet et qui souhaitent échanger avec moi à ce propos, je reste tout à fait disponible (dans la mesure de mon temps libre évidemment).

Le mieux est dans ce cas de me contacter par courrier électronique pour vous présenter et m’exposer votre projet ainsi que les questions qui vous posent problèmes.
Le principe d’une telle correspondance est l’échange : je ne dirai rien de mon parcours, si je ne connais pas le votre, je ne dirai rien sur comment se faire connaître ou comment trouver des clients si vous ne me dites pas comment vous avez envisagé de le faire. Enfin, ce sont des exemples.

Si vraiment vous ne savez pas comment débuter votre projet, je vous conseille de consulter le site de l’APCE et pour mettre toutes les chances de votre côté de vous inscrire sur le forum des secrétaires indépendantes op-cité.

A lire aussi :
La rubrique Guide
Mon étude de marché. 1re étape
« Passer de l’idée au projet » avec la CCIP



Le forum des secrétaires indépendantes

Le forum des secrétaires indépendantes dans Accompagnement ForumTLSJ’en ai déjà parlé à plusieurs reprises sur ce blog et je souhaite aujourd’hui lui consacrer spécialement un billet pour revenir sur ce que ce forum m’a apporté.

En général quand j’en fais la promotion auprès de mes consœurs, on me reproche le fait qu’il soit payant. Je passe sur les commentaires stupides qui le qualifient de secte ou d’escroquerie.
On me dit qu’aujourd’hui les informations sont gratuites sur Internet, qu’on ne doit pas payer pour accéder à l’information. Je ne partage pas tout à fait ce point de vue et ce pour plusieurs raisons :

Oui, on accède gratuitement à l’information sur le net et moi-même je contribue par ce blog à donner astuces et conseils pour devenir secrétaire indépendante. OUI MAIS, c’est l’information que les internautes veulent bien donner en libre accès.

Par exemple, rares sont les télésecrétaires qui divulguent leur chiffre d’affaires  sur un forum public, rares sont celles qui divulguent leurs astuces pour trouver des clients, qui mettent à plat les difficultés rencontrées. Le grand avantage d’un forum privé est celui-ci : nous sommes libres d’y échanger à l’abri des regards indiscrets d’un tout à chacun.

De plus, le fait que le forum soit payant filtre les intervenants, non pas en fonction de leur niveau de richesse (je rappelle que je venais de déposer le bilan et passer des moments très difficiles quand je m’y suis inscrite), mais en fonction de leur motivation.
Le nombre restreint de personnes passant l’entrée permet aux plus anciennes de mieux les intégrer et de suivre leur histoire. Je dois avouer que cela est assez appréciable et permet vraiment des échanges de qualité.
On parle ouvertement des tarifs et des méthodes de prospection entre nous. Nous nous échangeons des tuyaux et des services, certaines travaillent ensemble.

Je reviens sur ce que m’a apporté le forum.
Il m’a permis de m’inspirer des expériences des plus anciennes en m’appuyant sur leurs témoignages. A partir de là, j’ai pu réfléchir à mon prévisionnel, imaginer à partir de combien de temps je pourrai démarrer mon activité, voire en vivre.
Je me suis aidée des témoignages de chacune sur les difficultés rencontrées lors de missions pour ajuster ma grille de tarifs, améliorer la présentation de mes devis.
Grâce à leur retour d’expérience, j’ai évité de m’évertuer à prospecter certaines professions qui contrairement aux apparences sont très difficiles à toucher. A mon avis, cela m’a fait gagner beaucoup de temps et éviter bien des déconvenues.

Aujourd’hui, à mon tour je témoigne de mon expérience et donne des conseils quand j’ai déjà effectué ce genre de mission, je décris mon parcours et donne mes chiffres de manière à ce que celles qui souhaitent se lancer puisse établir leur plan d’affaires, mais je continue parfois à demander conseils pour établir mes devis dès que j’ai un doute.

Cela me gêne d’autant mois que ce forum soit payant qu’il est très bien modéré et administré par sa fondatrice et que je fais partie de celles qui pensent que tout travail mérite salaire (en particulier quand ce travail est de qualité). Je dirais même plus, si ce forum devenait gratuit, j’effacerais la plupart de mes contributions ;-)

Le forum des secrétaires indépendantes
Mon étude de marché. Les résultats
Suite des relations entre télésecrétaires : le guide

 



Une télésecrétaire doit-elle accepter un test ?

La question des tests fait débat parmi les télésecrétaires. Nous en parlons de temps à autre et je souhaitais aujourd’hui l’aborder un peu plus longuement et – j’espère – de manière nuancée sur ce blog en partageant avec vous mes réfléxions.

L’idée de départ est de dire que lorsqu’on se rend chez son boulanger ou chez son médecin, on ne propose pas d’emporter une baguette gratuite ou encore de bénéficier d’une consultation gratuite en guise de test et qu’il en est de même pour une télésecrétaire.

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Le docteur Knock et la médecine moderne
(Lien vers You Tube)
Knock ou le Triomphe de la médecine (Wikipédia)

Je fais en effet partie de ces « consommateurs » prudents qui aiment tester et être en confiance avant d’être particulièrement fidèles. Une fois choisi mon fournisseur (boulangerie ou médecin par exemple), il en faut beaucoup pour m’en faire changer.Cela vaut bien un petit test.
Dans le cas de la boulangerie, j’essaie : un peu de pain par ci, un peu de pâtisserie par là jusqu’à l’adoption définitive.
Dans le cas du médecin, il est plus difficile de tester bien sûr et dans ce cas là, mon choix s’appuie sur la recommandation. D’ailleurs, c’est bien simple, sans recommandation, je suis sûre de me tromper : je tombe sur un goujat qui me brusque ou sur un négligent qui me soigne pour une bronchite quand il s’agit d’une allergie !

Je conçois donc tout à fait que mes clients potentiels souhaitent tester mes services pour s’assurer de leur qualité.

J’ai remarqué d’ailleurs à quel point les fournisseurs qui avaient de bons produits étaient fiers de les faire tester (Il n’y a qu’à voir au Salon de l’agriculture). Et c’est bien normal, un boulanger dont les produits sont de mauvaise qualité ne les ferait pas gouter car il n’en vendrait aucun, mais quel succès pour ce vendeur de macarons !

Bref ! je reviens au test pour les télésecrétaires…
En revanche; je ne travaille pas en mode test pour tester, mais je veux bien travailler en mode test pour essayer.
En effet, quand on débute une collaboration sur la durée avec un nouveau client, nous commençons en mode test. Ce n’est d’ailleurs pas toujours formalisé. Mais mes clients ne s’engagent pas ! Un avocat avec qui je commence une collaboration pourra me dire au bout d’une semaine : « on arrête là, ça ne va pas ! ».
Grosso modo, le mode test se poursuit jusqu’à la validation de mon travail par le client.

Parfois, la période d’essai est mieux formalisée. C’est le cas en général quand le client et moi-même avons du mal à évaluer le travail à fournir et que l’organisation n’est pas tout à fait en place. Le plus souvent la période d’essai fait un mois, parfois moins. A l’issue de cette période, le tarif est révisable en fonction de cette première expérience.

Un autre élément est intéressant dans les éléments avancés, c’est le mode test gratuit.

(suite…)



Réponse ouverte à Mme Claire L. future télésecrétaire

Depuis la rentrée, je suis très sollicitée par de futures télésecrétaires. Que ce soit par courriel ou par l’intermédiaire des forums, je fais toujours mon possible pour répondre systématiquement à toutes les demandes.

La semaine dernière, j’ai dû faire face à un assaut d’appels téléphoniques. Je sais bien que je ne suis pas la seule dans ce cas et c’est un sujet qui revient fréquemment sur le forum des secrétaires indépendantes.

Or je ne suis pas disponible au téléphone ! Je ne trouve pas en effet que le téléphone soit la manière appropriée d’entrer en contact. En effet, je travaille soit avec casque (pour les retranscriptions), soit au téléphone (en particulier dans l’après-midi) ; les probabilités de me déranger sont donc très importantes.

Malgré tout quand la personne est polie et de bonne volonté, elle peut comprendre qu’il vaut mieux m’écrire un petit mot auquel je répondrai dès que j’aurai un moment disponible (éventuellement prendre un RDV téléphonique), mais parfois la personne ne comprend pas !

Ce fût le cas de Claire L, peut-être future télésecrétaire, qui non seulement n’a pas le temps de m’écrire mais qu’il faut que je rencontre, pourquoi ? pour l’aider ! Elle veut se lancer comme télésecrétaire (ce n’est que la dixième qui me le dit cette semaine) et veut en parler car elle a des questions à me poser.
Malheureusement n’étant pas disponible, la conversation devient tendue : « Vous aussi vous vous êtes lancée et vous avez galéré ! ».

Bref ! Cette conversation m’a énervée et j’avais besoin de revenir sur cette question de l’aide entre télésecrétaires pour rappeler que cette aide n’est pas un dû.

La plupart du temps les télésecrétaires en exercice sont très sollicitées (si nous avions autant de demandes de prospects que de futures télésecrétaires, nous nous transformerions vite en multinationales !).
Nous ne pouvons pas répondre individuellement à chacune, surtout quand elles n’ont fait aucun effort de recherche au préalable car nous y passerions notre temps au détriment de notre propre activité.

Je souligne que la grande majorité des personnes pour lesquelles j’ai pris le temps de répondre, ne m’ont jamais fait aucun retour, ni même remerciée.

Sur ce constat, je suis en train de réfléchir à une réponse type à faire à ces demandes. L’idée serait d’entamer un échange, une conversation, plutôt que de répondre à une simple question.

A lire aussi :
Le forum des secrétaires Indépendantes

Télésecrétaire juridique : comment trouver des clients ?
Secrétaire indépendante et comptabilité

 



Recommander une télésecrétaire ou sous-traiter

Comme beaucoup de télésecrétaires, il m’arrive de recevoir des demandes de missions que je ne peux pas honorer, soit je n’ai pas le temps de le faire – ce qui arrive le plus souvent pour des longues retranscriptions -, soit je n’ai pas les compétences pour le faire.

La lecture d’un billet du blog « Les recettes du traducteur » me permet de revenir sur ce sujet.

Quelle politique adoptée lorsque je reçois une demande de télésecrétariat ou de retranscription audio que je ne peux pas honorer :

1re option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences et je n’ai aucune raison de travailler avec ce client.
Exemple : secrétariat en anglais pour une société de consulting international.
Dans ce cas, je renvoie vers une de mes consœurs en donnant ses coordonnées au prospect.

2e option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences, mais j’aimerais bien continuer à travailler pour ce client.
Dans ce cas, je prends la mission et sous-traite la réalisation de la mission pour laquelle il me manque les compétences.
Il y a bien sûr des limites à cette formule. Je n’y recours jamais quand il s’agit par exemple d’une traduction dont je ne pourrai pas vérifier la qualité.

3e option : la demande est dans mon domaine de compétences, mais ce n’est pas le moment.
Dans ce cas, je sous-traite une partie de la prestation pour partager le travail, mais en général je tâche de garder le client.
Cette formule n’est pas possible pour les déplacements sur site, en particulier pour des questions d’assurance.

(suite…)



Télésecrétariat et écologie

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Pour traiter de ce sujet, j’ai demandé à Céline Charlemagne, télésecrétaire écolo, de nous présenter en quoi son activité de télésecrétaire était écologique.

Bonjour Céline et merci de m’inviter sur ton blog !

Tout d’abord, je me présente :
Céline Charlemagne, 37 ans, parisienne… et écolo !

Mon activité :
A travers ALC Presta, je propose des prestations de services visant à épauler mes clients par des prestations :

  • de secrétariat et télésecrétariat pour palier leurs périodes de surcharge de travail, les congés de leur assistante, les épauler lors de missions ciblées, mais j’aide aussi les particuliers qui ont besoin de renfort dans leur quotidien ou pour un projet spécifique (cv, lettre de motivation, thèse et mémoire…)
  • d’accompagnement commercial sous forme de séances de conseil particulièrement dédié aux indépendants, tpe et pme dans le b to b.

Le petit plus qui nous intéresse aujourd’hui, c’est la dimension « écologique » que j’ai souhaité intégrer à mon entreprise.

Pourquoi ?
Je pense que chacun, à son échelle, peut agir positivement sur le problème du développement durable dans le monde.
Pour ma part, j’ai pensé que le fait de communiquer sur la question était déjà la possibilité de participer activement au changement des comportements, notamment dans le monde du travail.

C’est donc à travers certaines actions liées à mon entreprise que je tente de participer à l’évolution du comportement humain face à la planète. Par exemple :

  • dédier une page de mon site internet à ce sujet en proposant quelques gestes simples à adopter dans le cadre d’une entreprise (Page Verte Attitude);
  • choisir des fournisseurs et prestataires qui soient, eux aussi, dans une dynamique éco-responsable ;
  • acheter des fournitures écologiques (papier recyclé notamment) ;
  • avoir un comportement économe (faire de la récupération par exemple) et penser au recyclage du matériel périmé ;
  • mettre en avant des partenaires éco-responsables et promouvoir leurs offres ;
  • sensibiliser mes clients au développement durable (tenter de modifier certaines de leurs habitudes) ;
  • élargir mon réseau relationnel par des contacts actifs en la matière…

… et bien sûr, progresser moi-même vers un comportement toujours plus respectueux de l’environnement.

Il faut bien avoir conscience que si chacun agit, même à une toute petite échelle, c’est un effort utile car c’est l’ensemble de tous les efforts humains qui impacteront le monde de demain.

Pour ceux qui n’ont pas encore franchi le cap, il est encore temps de s’y mettre !
Il n’est jamais trop tard pour bien faire.

Enfin, lorsque nous travaillons sur des projets à distance, donc en télétravail, cela permet aussi de réduire notre emprunte écologique.

En effet, le télétravail permet de limiter l’usage des transports, du papier (puisqu’on travaille beaucoup plus par le biais des outils informatiques et d’internet), des surfaces de locaux, des fournitures…

Par ailleurs, il est important de souligner aussi que la qualité de vie est nettement meilleure en télétravail et donc, plus éthique : moins de stress, moins de fatigue, une meilleure alimentation, plus de motivation et le confort d’une certaine souplesse permettant une articulation de la vie privée et de la vie professionnelle plus adaptée à  l’humain.

Pour terminer cet article, il me paraît indispensable de proposer aux lecteurs des liens qui pourront leur être utiles sur ce sujet.
Ils pourront notamment en trouver sur mon blog, dans la colonne de gauche : http://telesecretaire-ecolo.over-blog.com/

Encore merci pour cet article et à très bientôt !

Contact :

ALC Presta – Céline Charlemagne
Assistance administrative et conseil commercial (Paris) :
http://www.alc-presta.frinfo@alc-presta.fr

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