Se faire accompagner dans son projet de télésecrétariat

Se faire accompagner dans son projet de télésecrétariat dans Accompagnement accompagnementJe suis toujours étonnée d’être sollicitée par des gens qui se lancent absolument seuls dans leur projet de télésecrétariat.

Il existe toute une batterie de possibilités d’accompagnement très peu chères, voire même absolument gratuite pour peu par exemple que l’on soit demandeur d’emploi.

Je pense en premier lieu aux CCI/Chambres des métiers, aux Boutiques de gestions, à Paris, nous avons les Maisons du développement économique et de l’emploi et bien sûr dans un second temps, une fois à peu près décidé à se lancer, aux coopératives d’activités et d’emploi, ainsi qu’aux couveuses.

Je suis parfois bien étonnée également de la réaction de celles et ceux (mais plus généralement celles) qui souhaitant se faire accompagner pour le coup, mais appréhendent leurs entretiens avec leur conseiller création d’entreprise et du poids que ces futures secrétaires indépendantes accordent au jugement de ces conseillers.

Autant, je suis persuadée de l’intérêt de se faire accompagner et j’y pousse toutes celles et tous ceux qui veulent bien me demander mon avis sur leur projet de télésecrétariat,
Autant, je suis également de l’avis de ne pas passer ces entretiens comme des tests, mais bien comme l’opportunité de recevoir un avis extérieur sur son projet, avis susceptible de révéler certaines faiblesses qu’il sera indispensable de prendre en compte pour peu qu’elles soient confirmées par d’autres avis.

D’ailleurs, la plupart des gens qui accompagnent n’ont jamais créé.
Ils parlent de la création d’entreprise comme moi je parlerais de devenir fonctionnaire, c’est-à-dire en s’appuyant sur des éléments extérieurs et objectifs, mais qui ne tiennent pas compte de la réalité de la vie et des sentiments d’un chef d’entreprise.

En tant que spécialiste de la création d’entreprise, quand bien même ils n’auraient pas créé, leur « regard extérieur » peut être utile au créateur. Ils sont souvent doués pour détecter les faiblesses d’un projet, ce qui aboutit souvent (pas toujours) au découragement du porteur de projet.

Or, il ne faut pas se décourager, quand bien même vous détecteriez dans les commentaires de votre conseiller « un ton un peu sarcastique, ironique » (comme me le disait une de mes filleules). Il faut remettre ce conseiller à sa place dans la construction de votre projet, c’est-à-dire celui d’un « conseiller », d’un « regard extérieur ». Vous pouvez donc le remercier de son avis, mais devez faire valider les faiblesses qu’il a pu détecter par d’autres conseillers et regards extérieurs.

D’ailleurs, ces faiblesses peuvent être réelles et il serait préjudiciable à votre projet de télésecrétariat de ne pas les prendre en compte.

Par exemple, si votre conseiller a détecté que vous n’y arriverez jamais parce que vous n’avez pas la fibre commerciale, la première chose à faire est de supprimer la première partie de la phrase : vous n’y arriverez jamais parce que vous n’avez pas la fibre commerciale, mais il est important de valider cette faiblesse.

Il est clair que si vous n’avez effectivement pas la fibre commerciale, il ne faudra pas nier ce problème sous peine d’aller dans le mur, il faudra en tenir compte et voir comment vous pouvez développer votre activité de secrétaire indépendante sans avoir la fibre commerciale.

Après tout, vous ne serez pas la première télésecrétaire à ne pas avoir la fibre commerciale !

Comment font les autres ? Vous pouvez le leur demander. Est-ce qu’elle travaille avec d’autres secrétaires indépendantes qui leur trouvent des clients en échange d’une commission ? Est-ce qu’elles trouvent leurs clients par un autre biais comme le référencement de leur site internet ? Est-ce qu’elles ont fait une formation spécifique sur la prospection et/ou la négociation commerciale ?

Conclusion : (suite…)



Valthu : Télésecrétariat, Viadéo et réseaux sociaux

Valérie Thuillier a créé en 2008 TSV TéléSecrétariat Voreppin.
Nous échangeons régulièrement via le forum des secrétaires indépendantes, où elle se fait le chantre de l’intérêt pour les télésecrétaires de communiquer sur Internet.
C’est avec beaucoup de gentillesse que Valthu a accepté de répondre à mes quelques questions sur Croquefeuille.

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Bonjour Valthu,
Tu as lancé il y a quelques temps un hub sur Viadéo, Télésecrétaires, Unissons-nous !, qui compte aujourd’hui 280 membres, peux-tu nous en dire un peu plus ?

Le hub «  Télésecrétaires, Unissons-Nous ! » a été crée en septembre 2008. Fidèle lectrice du forum des secrétaires indépendantes, j’ai adhéré rapidement au réseau Viadéo. J’ai un penchant naturel pour la communication, j’aime discuter, échanger et partager.

Pourquoi avoir créé ce hub ?

Je me suis aperçue qu’il n’existait pas sur Viadéo – du moins en septembre 2008 – d’espace rassemblant des télésecrétaires comme sur le forum, et l’idée m’est venue naturellement de construire un « endroit » où nous pourrions nous retrouver. L’idée étant de développer au travers de ce hub, un partage de connaissances, l’échange de « tuyaux et d’astuces » sur le métier. Déjà le fait de pouvoir rassembler des personnes autour d’un pôle métier semblable, leur permettre de discuter ensemble, et de ce fait, de se sentir moins isolées.

Quels sont les profils des membres de ton hub ?

On compte une majorité de télésecrétaires en exercice, mais aussi en projet.  Il y a beaucoup de blogs et d’infos sur le net concernant la profession, mais il y aussi beaucoup d’infos discutables. Les futures télésecrétaires aiment trouver un espace de parole qui leur est spécialement dédié. Les télésecrétaires en exercice viennent encourager leurs futures consœurs, et apporter des témoignages de leur expérience, leur donner des conseils sur le statut à choisir aussi.

Il y a également des professions transversales qui sont représentées sur le hub notamment des informaticiens, des graphistes, ou encore des directeurs de sociétés dans différents domaines.

La proportion est de 2/3 pour les télésecrétaires et 1/3 d’autres professions.

Que viennent-ils y chercher ?

Comme indiqué un peu plus haut, les personnes viennent d’une part pour rompre leur isolement, et pour partager : partager leurs interrogations, mais aussi leur expérience : comment trouver des clients, comment pratiquer la retranscription audio, quel tarif appliquer pour telle prestation, etc.

La principale motivation est le partage d’expérience, l’échange de compétences.
Lorsque j’ai ouvert ce hub, j’ai bien rappelé que nous étions avant tout des « collègues » avant d’être des concurrentes, qu’il était essentiel pour avancer dans notre métier (encore marginal en France) de nous unir autour d’un projet commun.

D’après ton expérience et les retours que tu as pu avoir, quelles sont les principales difficultés auxquelles se heurtent les nouvelles télésecrétaires pour le développement de leur activité ?

La principale difficulté pour les nouvelles télésecrétaires est la même que pour les télésecrétaires « établies » : trouver des clients ! Car la dimension commerciale que nécessite notre métier est encore trop souvent négligée. Maîtriser Word et Powerpoint c’est bien, savoir créer un tableau Excel avec des fonctions avancées c’est bien, mais ces compétences techniques ne suffisent pas. Pour réaliser un chiffre d’affaires, cela passe par l’acquisition de clients. Là c’est donc des aptitudes commerciales pour savoir vendre nos prestations et nos services qui sont indispensables. Et c’est souvent là que « le bât blesse » !

De ce fait les télésecrétaires sont souvent amenées à travailler en sous-traitances pour pouvoir obtenir du chiffre d’affaires par le biais d’autres télésecrétaires qui elles, ont « décroché » le client.
Savoir vendre fait appel à des techniques commerciales pas forcément maîtrisées aussi bien que la bureautique par les télésecrétaires.

Les nouvelles télésecrétaires sont aussi en quête de savoir faire pour que leur présence soit davantage visible sur le net, et là interviennent la création d’un site ou d’un blog, et la communication sur les réseaux sociaux.

Tu es une « militante » de l’utilisation des réseaux sociaux par les télésecrétaires, auxquels penses-tu en particulier ? Nous savons que les réseaux sociaux sont très chronophages, peux-tu nous résumer en quoi ils peuvent aider les télésecrétaires à développer leur activité ?

(suite…)



Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ?

Au fur et à mesure de mes rencontres avec d’autres secrétaires indépendantes, je me rends compte que le panel des missions qui leur sont confiées est énorme.
Une secrétaire indépendante peut donc être généraliste ou spécialisée. La question revient souvent sur les blogs, dans les forums ou dans les discussions.

Les spécialisations que j’ai le plus couramment rencontrées sont :

Elles sont le plus souvent exercées par d’anciennes secrétaires juridiques ou médicales qui se sont mises à leur compte et qui tout naturellement ont mis en avant leurs compétences dans ce domaine.

Certaines secrétaires indépendantes se sont également spécialisées dans des secteurs d’activités qu’elles connaissaient bien pour y avoir travaillé un certain nombre d’années. C’est le cas par exemple de celles qui sont spécialisées dans le secteur du BTP.

Une secrétaire indépendante peut également se spécialiser dans une tâche précise qu’elle préfère réaliser :

  • La permanence téléphonique,
  • La comptabilité, mais dans ce cas nous parlerons plutôt d’assistance comptable ou de secrétariat comptable afin de rester en conformité avec la loi,
  • La retranscription audio,
  • La prospection téléphonique,
  • La saisie et la mise en forme de documents…

Se spécialiser procure un certain nombre d’avantages relatifs à la prospection et à la production.
En effet, être spécialisée dans un secteur d’activité précis permet à une secrétaire indépendante de cibler sa prospection dans ce même secteur.
Au niveau de la production, cela suppose que cette secrétaire indépendante sera de plus en plus efficace dans son secteur.

Pourquoi alors est-ce que je n’envisage pas de me spécialiser ?

(suite…)



Une télésecrétaire doit-elle accepter un test ?

La question des tests fait débat parmi les télésecrétaires. Nous en parlons de temps à autre et je souhaitais aujourd’hui l’aborder un peu plus longuement et – j’espère – de manière nuancée sur ce blog en partageant avec vous mes réfléxions.

L’idée de départ est de dire que lorsqu’on se rend chez son boulanger ou chez son médecin, on ne propose pas d’emporter une baguette gratuite ou encore de bénéficier d’une consultation gratuite en guise de test et qu’il en est de même pour une télésecrétaire.

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Le docteur Knock et la médecine moderne
(Lien vers You Tube)
Knock ou le Triomphe de la médecine (Wikipédia)

Je fais en effet partie de ces « consommateurs » prudents qui aiment tester et être en confiance avant d’être particulièrement fidèles. Une fois choisi mon fournisseur (boulangerie ou médecin par exemple), il en faut beaucoup pour m’en faire changer.Cela vaut bien un petit test.
Dans le cas de la boulangerie, j’essaie : un peu de pain par ci, un peu de pâtisserie par là jusqu’à l’adoption définitive.
Dans le cas du médecin, il est plus difficile de tester bien sûr et dans ce cas là, mon choix s’appuie sur la recommandation. D’ailleurs, c’est bien simple, sans recommandation, je suis sûre de me tromper : je tombe sur un goujat qui me brusque ou sur un négligent qui me soigne pour une bronchite quand il s’agit d’une allergie !

Je conçois donc tout à fait que mes clients potentiels souhaitent tester mes services pour s’assurer de leur qualité.

J’ai remarqué d’ailleurs à quel point les fournisseurs qui avaient de bons produits étaient fiers de les faire tester (Il n’y a qu’à voir au Salon de l’agriculture). Et c’est bien normal, un boulanger dont les produits sont de mauvaise qualité ne les ferait pas gouter car il n’en vendrait aucun, mais quel succès pour ce vendeur de macarons !

Bref ! je reviens au test pour les télésecrétaires…
En revanche; je ne travaille pas en mode test pour tester, mais je veux bien travailler en mode test pour essayer.
En effet, quand on débute une collaboration sur la durée avec un nouveau client, nous commençons en mode test. Ce n’est d’ailleurs pas toujours formalisé. Mais mes clients ne s’engagent pas ! Un avocat avec qui je commence une collaboration pourra me dire au bout d’une semaine : « on arrête là, ça ne va pas ! ».
Grosso modo, le mode test se poursuit jusqu’à la validation de mon travail par le client.

Parfois, la période d’essai est mieux formalisée. C’est le cas en général quand le client et moi-même avons du mal à évaluer le travail à fournir et que l’organisation n’est pas tout à fait en place. Le plus souvent la période d’essai fait un mois, parfois moins. A l’issue de cette période, le tarif est révisable en fonction de cette première expérience.

Un autre élément est intéressant dans les éléments avancés, c’est le mode test gratuit.

(suite…)



Télésecrétariat et écologie

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Pour traiter de ce sujet, j’ai demandé à Céline Charlemagne, télésecrétaire écolo, de nous présenter en quoi son activité de télésecrétaire était écologique.

Bonjour Céline et merci de m’inviter sur ton blog !

Tout d’abord, je me présente :
Céline Charlemagne, 37 ans, parisienne… et écolo !

Mon activité :
A travers ALC Presta, je propose des prestations de services visant à épauler mes clients par des prestations :

  • de secrétariat et télésecrétariat pour palier leurs périodes de surcharge de travail, les congés de leur assistante, les épauler lors de missions ciblées, mais j’aide aussi les particuliers qui ont besoin de renfort dans leur quotidien ou pour un projet spécifique (cv, lettre de motivation, thèse et mémoire…)
  • d’accompagnement commercial sous forme de séances de conseil particulièrement dédié aux indépendants, tpe et pme dans le b to b.

Le petit plus qui nous intéresse aujourd’hui, c’est la dimension « écologique » que j’ai souhaité intégrer à mon entreprise.

Pourquoi ?
Je pense que chacun, à son échelle, peut agir positivement sur le problème du développement durable dans le monde.
Pour ma part, j’ai pensé que le fait de communiquer sur la question était déjà la possibilité de participer activement au changement des comportements, notamment dans le monde du travail.

C’est donc à travers certaines actions liées à mon entreprise que je tente de participer à l’évolution du comportement humain face à la planète. Par exemple :

  • dédier une page de mon site internet à ce sujet en proposant quelques gestes simples à adopter dans le cadre d’une entreprise (Page Verte Attitude);
  • choisir des fournisseurs et prestataires qui soient, eux aussi, dans une dynamique éco-responsable ;
  • acheter des fournitures écologiques (papier recyclé notamment) ;
  • avoir un comportement économe (faire de la récupération par exemple) et penser au recyclage du matériel périmé ;
  • mettre en avant des partenaires éco-responsables et promouvoir leurs offres ;
  • sensibiliser mes clients au développement durable (tenter de modifier certaines de leurs habitudes) ;
  • élargir mon réseau relationnel par des contacts actifs en la matière…

… et bien sûr, progresser moi-même vers un comportement toujours plus respectueux de l’environnement.

Il faut bien avoir conscience que si chacun agit, même à une toute petite échelle, c’est un effort utile car c’est l’ensemble de tous les efforts humains qui impacteront le monde de demain.

Pour ceux qui n’ont pas encore franchi le cap, il est encore temps de s’y mettre !
Il n’est jamais trop tard pour bien faire.

Enfin, lorsque nous travaillons sur des projets à distance, donc en télétravail, cela permet aussi de réduire notre emprunte écologique.

En effet, le télétravail permet de limiter l’usage des transports, du papier (puisqu’on travaille beaucoup plus par le biais des outils informatiques et d’internet), des surfaces de locaux, des fournitures…

Par ailleurs, il est important de souligner aussi que la qualité de vie est nettement meilleure en télétravail et donc, plus éthique : moins de stress, moins de fatigue, une meilleure alimentation, plus de motivation et le confort d’une certaine souplesse permettant une articulation de la vie privée et de la vie professionnelle plus adaptée à  l’humain.

Pour terminer cet article, il me paraît indispensable de proposer aux lecteurs des liens qui pourront leur être utiles sur ce sujet.
Ils pourront notamment en trouver sur mon blog, dans la colonne de gauche : http://telesecretaire-ecolo.over-blog.com/

Encore merci pour cet article et à très bientôt !

Contact :

ALC Presta – Céline Charlemagne
Assistance administrative et conseil commercial (Paris) :
http://www.alc-presta.frinfo@alc-presta.fr

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Un réseau d’entraide de télésecrétaires

A la demande d’une des télésecrétaires citées dans ce reportage, la retranscription n’est malheureusement plus disponible sur Croquefeuille.



Comment communiquer avec votre télésecrétaire ?

Travailler à distance pour plusieurs clients et dans plusieurs domaines différents,
Jongler entre les déplacements sur site et les missions à distance,
Mon emploi du temps ne me permet pas d’être toujours disponible…

C’est le matin que je suis la plus joignable par téléphone car je travaille le plus souvent à mon bureau sur mes retranscriptions audio.
Les après-midi, en revanche, entre mes déplacements et mes missions de rappels téléphoniques, il n’est pas toujours évident de me joindre par téléphone.

Avec mes clients, nous communiquons le plus souvent par courrier électronique. Leur propre emploi du temps ne leur permet d’ailleurs pas toujours de m’appeler sur des horaires « raisonnables ». Cela ne nous empêche pas de nous parler pour toute question importante ou urgente…

Pour un premier contact avec votre télésecrétaire, le téléphone s’impose. Un message électronique ne remplacera pas tout l’intérêt d’un échange téléphonique afin de mieux comprendre les besoins de la personne et d’envisager une solution pour y répondre.
De ce point de vue là, je dois compter à mon actif plusieurs appels manqués…

Les messages téléphoniques sont rares ; je ne saurais pas dire pourquoi ? Certains n’hésitent pas à passer par mon formulaire par exemple, ou par mon adresse électronique, pour me laisser leurs coordonnées afin que je les rappelle. Bon, certains appellent au secours, mais oublient de laisser leur téléphone, ce qui est déjà plus compliqué ; dans ce cas une simple réponse au moment où je suis disponible suffit à susciter leur appel.

Il y a une chose cependant avec laquelle je ne suis pas à l’aise, ce sont les demandes de devis ou de tarifs par courriel uniquement sans contact téléphonique. Il est très difficile dans ces cas là de bien comprendre ce que souhaite le prospect et l’affaire tombe à l’eau car le devis ne correspond pas. En matière de retranscription par exemple, il n’est pas évident de tomber d’accord sur le sens des mots  épurée, reformulée, in-extenso

J’essaie encore avec l’expérience d’améliorer ma disponibilité, mais malgré tout cela fonctionne quand même plutôt bien…

Le télésecrétariat, fonctionnement



La motivation pour devenir télésecrétaire

Dans mon cas, la motivation était tout simplement de me remettre à mon compte ; mais la question mérite d’être posée et les réponses analysées en toute sérénité…

Parmi les futures télésecrétaires beaucoup souhaitent créer leur activité faute de trouver un emploi salarié.
Je suis assez sceptique sur ce genre de démarche et la réelle motivation à devenir indépendant. D’ailleurs il me semble plus difficile de trouver suffisamment de clients pour vivre de cette activité que de trouver un employeur !

D’autres télésecrétaires mettent en avant l’envie d’élever leurs enfants. Là encore l’adéquation ne me paraît pas possible. Concilier la garde de ses enfants – en particulier en bas âge -  et son activité de secrétaire indépendante n’est pas envisageable pour plein de raisons très faciles à imaginer ! Le forum des secrétaires indépendantes revient souvent sur cette question.

Outre ces motivations qui ne me semblent pas être les bonnes pour se mettre à son compte, il en existe d’autres qui sont, à mon avis, d’excellents moteurs à la création de son activité de télésecrétaire :

  • Le désir d’indépendance et l’envie de se libérer des contraintes d’une hiérarchie ;
  • Organiser son temps de travail comme on le souhaite ;
  • Choisir les orientations stratégiques de son activité…

Parce que certaines secrétaires ont l’impression de stagner dans leur métier, que le cadre de l’entreprise dans laquelle elles sont salariées ne leur permet pas de se réaliser professionnellement ;
Parce qu’elles ne parviennent plus à progresser dans leur carrière et à acquérir de nouvelles compétences ;
Dans ce cas, un licenciement ou un déménagement suffit à décider de l’installation…



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