Télésecrétaire indépendante et marketing internet

Merci à Sylvie pour cet article ! 

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Sylvie Guiziou dirige Optim Office,  qui aide les entreprises et professions libérales à gagner en flexibilité et compétitivité en leur apportant des solutions sur mesure en matière de support administratif et commercial, en français comme en anglais.

 


Être présent sur le Net en y offrant une information tenue à jour en permanence constitue aujourd’hui l’un des objectifs prioritaires de tout entrepreneur. Publication d’articles et de communiqués de presse, création et publication régulière de contenu sur un blog d’entreprise, interventions sur les réseaux sociaux et les forums, organisation de conférences en ligne (webinars), campagnes de publicité Pay Per Click (PPC), d’emailing ou d’affiliation, les possibilités existantes de marketing Internet (ou e-marketing) ne manquent pas pour accroître le trafic qualifié sur un site web, conquérir de nouveaux clients, fidéliser la clientèle et augmenter ses ventes.

Les actions de marketing Internet prennent du temps et requièrent aussi une expertise technique que tout à chacun ne maîtrise pas parfaitement. Certaines assistantes indépendantes sont en mesure de vous apporter les solutions de support dont vous avez besoin, aussi bien lors de la phase d’élaboration de votre stratégie de marketing Internet, que dans sa mise en œuvre et l’analyse des résultats obtenus.

Vous pouvez ainsi leur confier la réalisation des missions suivantes :

  • Rédiger, en utilisant les bons mots-clés, des articles sur votre activité puis les soumettre aux annuaires de publication gratuits, avec des liens vers votre site
  • Rédiger des projets de communiqués de presse Internet qui vous sont soumis avant leur mise en ligne,
  • Créer les supports de communication et documents commerciaux puis les télécharger en ligne,
  • Actualiser votre blog/site,
  • Créer votre newsletter, la mettre en page, la diffuser et gérer les listes d’abonnés,
  • Créer une campagne d’affiliation,
  • Créer et actualiser vos comptes de médias sociaux (Page Facebook, Twitter, YouTube, …),
  • Contribuer au bon référencement de votre site en l’inscrivant sur les annuaires généralistes, annuaires de sites spécifiques et les moteurs de recherche (ex. Google)

Au-delà des prestations d’administration des ventes (devis, facture, relance clients), de secrétariat, de  retranscription, ou encore d’assistanat bilingue, que vous êtes, en France ou à l’étranger, de plus en plus nombreux à plébisciter auprès de télésecrétaires indépendantes, le marketing Internet constitue le champ d’action privilégiée de ces assistantes professionnelles pour vous aider à promouvoir votre site web, générer du contenu, communiquer et fidéliser votre clientèle.

Aussi, ne gaspillez plus votre temps précieux à accomplir des tâches qu’une assistante indépendante réalisera plus vite, à un coup moindre. Contactez une assistante indépendante pour gagner en performance !



Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ?

Au fur et à mesure de mes rencontres avec d’autres secrétaires indépendantes, je me rends compte que le panel des missions qui leur sont confiées est énorme.
Une secrétaire indépendante peut donc être généraliste ou spécialisée. La question revient souvent sur les blogs, dans les forums ou dans les discussions.

Les spécialisations que j’ai le plus couramment rencontrées sont :

Elles sont le plus souvent exercées par d’anciennes secrétaires juridiques ou médicales qui se sont mises à leur compte et qui tout naturellement ont mis en avant leurs compétences dans ce domaine.

Certaines secrétaires indépendantes se sont également spécialisées dans des secteurs d’activités qu’elles connaissaient bien pour y avoir travaillé un certain nombre d’années. C’est le cas par exemple de celles qui sont spécialisées dans le secteur du BTP.

Une secrétaire indépendante peut également se spécialiser dans une tâche précise qu’elle préfère réaliser :

  • La permanence téléphonique,
  • La comptabilité, mais dans ce cas nous parlerons plutôt d’assistance comptable ou de secrétariat comptable afin de rester en conformité avec la loi,
  • La retranscription audio,
  • La prospection téléphonique,
  • La saisie et la mise en forme de documents…

Se spécialiser procure un certain nombre d’avantages relatifs à la prospection et à la production.
En effet, être spécialisée dans un secteur d’activité précis permet à une secrétaire indépendante de cibler sa prospection dans ce même secteur.
Au niveau de la production, cela suppose que cette secrétaire indépendante sera de plus en plus efficace dans son secteur.

Pourquoi alors est-ce que je n’envisage pas de me spécialiser ?

(suite…)



Assistante freelance et remplacements sur site

Je suis souvent sollicitée pour faire le remplacement d’une secrétaire en congés, mais je me heurte alors à des exigences trop importantes en termes d’amplitudes journalières.

Je me déplace sur site de préférence l’après-midi : RDV clients ou prospects, missions ponctuelles sur site – en particulier pour de l’assistance comptable – ou des remplacements.

Le mercredi après-midi, je suis prise par une mission régulière sur site également.

Pourquoi, est-ce que je ne me déplace pas le matin ?

Les remplacements ne sont pas ma fonction principale, même si je suis ravie quand cela tombe bien dans mon calendrier ou lorsque c’est prévu suffisamment à l’avance comme c’est le cas avec l’une de mes clientes avocates : sa secrétaire me donne ses dates dès que possible et je bloque mes après-midi pour la remplacer.

Mon rôle n’est pas d’assurer l’intégralité des tâches assumées par la secrétaire du cabinet car le temps de formation serait trop important. En revanche, je me charge de la frappe du courrier et des actes de manière pour éviter que trop de retard ne soit accumulé au moment des vacances.

Parfois, cette mission peut même être accomplie à distance lorsque le client est équipé d’un dictaphone numérique et qu’il s’occupe lui-même de l’impression et de la mise sous plis des documents.

Dans ce cas, j’intègre cette charge de travaille ponctuelle dans mon planning des tâches journalières à distance que je réalise en particulier le matin, ainsi que les après-midi quand je ne suis pas en mission extérieure.

Pour l’instant je me tiens à cette organisation :

  • Le matin retranscriptions ou travaux réalisés à distance ;
  • L’après-midi : je me déplace sur site ou en RDV ou j’avance mes travaux en cours + j’assure de temps en temps également ma prospection ;-)

Les prestations réalisées par votre télésecrétaire



Remplacement de secrétaire juridique en cabinet d’avocats

C’est la mission rêvée pour la semaine du pont de l’Ascension, un peu plus d’une semaine d’ailleurs, et qui promet de se renouveler à chaque période de vacances.

En effet, je remplace une secrétaire juridique dans un petit cabinet parisien pour ses 10 jours de vacances. Il ne m’est pas toujours facile d’accepter ce genre de mission car je dois me garder du temps disponible pour mes autres clients, mais cette fois-ci les négociations ont été faciles et ma proposition acceptée de suite : je travaille 4 après-midi par semaine et je conserve  mon mercredi après-midi réservé par un autre client pour lequel je travaille également sur place.

Je réserve donc mes matinées pour mes autres missions à distance. En revanche, je n‘avais prévu avoir autant de travail d’un coup et il est vrai que les semaines de rentrées sont toujours un peu difficiles, mais bon, j’ai toujours des collègues pour m’aider et notamment pour les travaux de retranscription de dernière minutes.

L’idée de ces semaines de remplacement pendant les congés me plait bien. Le prochain RDV est déjà pris pour le mois de juillet. C’est également un souci de moins pour ma cliente :-)

Télésecrétaire juridique : Mes prestations pour des remplacement de secrétaires en congés.



Une première mission comme rédactrice Web

Pour l’instant j’ai pu noter que les vacances étaient de bons apporteurs d’affaires.
Il faut croire qu’elles laissent le temps aux chefs d’entreprises de réfléchir à de nouvelles orientations stratégiques pour leur activité et aux moyens de les mettre en place.

Je commence donc une nouvelle mission de rédaction Web pour le site internet Terra Amazonia, boutique parisienne spécialisée dans l’artisanat brésilien socialement responsable.

Terra Amazonia, artisans du Brésil


Un beau sujet, mais un site dont le contenu est entièrement à refondre.
Ma mission :
du contenu, du contenu et du contenu, mais aussi :

  • Revoir la présentation des articles et le plan du site ;
  • Assurer la promotion du site auprès de partenaires extérieurs et des annuaires.

Je suis ravie de cette nouvelle mission sur un créneau que je comptais bien sûr proposer mais pour lequel je n’ai pas encore formalisé une offre.  Je vous tiendrai au courant via Croquefeuille – de mon avancée et mes réalisations Rire



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