Vive la rentrée !

J’ai toujours aimé les périodes de rentrée, veille de nouvelles aventures professionnelles, de nouvelles rencontres. C’est comme le printemps pour la nature qui a profité du repos de l’hiver, pour mon activité tout reprend suite au repos de l’été.

Comme pour beaucoup – et les billets sur le sujet ne manquent pas –, repos ne signifie pas inaction.

D’abord, les congés d’été sont en effet un excellent moment pour se reposer et se ressourcer avant de reprendre sur les chapeaux de roues. Je dis ça, mais en fait pour moi, le mois de septembre est souvent assez calme et il faut attendre au moins la deuxième quinzaine pour que mon activité reprenne un rythme soutenu.

L’été est aussi une excellente occasion de réfléchir à de nouvelles stratégies et de se fixer de nouveaux objectifs.
Je n’ai pas manqué de prévenir mes filleules de bien préparer leur rentrée en listant dans l’ordre de priorité les actions à mener en fonction de leurs objectifs. J’ai fait la même chose de mon côté.

L’été est aussi le bon moment pour faire son bilan et ranger.
Je ne prends jamais assez de temps notamment pour ranger mon bureau, ce qui m’énerve vite, mais je manque de courage, ou de temps, enfin bref, je ne le fais que rarement. Ceci dit, je dois quand même dire qu’il n’est jamais non plus en grand désordre et qu’un bureau absolument vide m’angoisse ;-)

Le temps des bilans pour moi, c’est aussi le temps des calculs.
J‘aime savoir où le bât blesse, quel est le client qui me fait perdre mon temps et avec lequel je ne travaillerai sans doute plus. J’en parle de temps en temps sur Croquefeuille, j’aime les calculs d’apothicaire, savoir combien je gagne pour telle prestation, savoir si ça vaut le coup, comprendre pourquoi et tenter de revoir mon organisation en conséquence.

Et vous ? Comment avez-vous profité de cet été ?  Est-ce que vous avez travaillé ? Est-ce que vous vous êtes reposé ? Avez-vous de nouveaux projets pour la rentrée ?

A lire sur Croquefeuille (souvenirs, souvenirs…)
Nouvelle année, c’est la rentrée : un premier objectif (6 janvier 2011)
L’été d’une télésecrétaire : l’heure des bilans (30 août 2010)
Le télésecrétariat à Paris pendant les congés d’été (30 juillet 2010)

A lire ailleurs sur le web :
10 trucs pour préparer la rentrée quand on est freelance
5 idées d’actions marketing pour la rentrée

 

 



Maîtriser l’organisation de son temps

Voilà un peu plus d’un an que j’exerce mon activité de rédactrice et de télésecrétaire, mais je suis toujours confrontée à la question de la gestion du temps.

Encore une fois, je ne me suis pas mise à mon compte pour travailler comme une dingue 80 heures par semaine en ne tenant aucun compte de ma vie familiale et sociale. J’essaie donc de faire pour le mieux pour concilier le développement de mon chiffre d’affaires tout en maintenant la sérénité de ma vie personnelle.

Par exemple, je fais tout mon possible pour préserver mes week-ends, mais je n’arrive pas encore tout à fait à maîtriser la charge de travail qui m’incombe chaque semaine.
En effet, en ce qui concerne mes prestations en secrétariat juridique, je dépends de ce qui arrive dans ma boite aux lettres à toute heure du jour et de la nuit (oui, les avocats travaillent jusqu’à une heure avancée de la nuit). Or, les délais ne sont bien sûr pas les mêmes d’une mission à l’autre mais en l’occurrence je tâche de rendre les documents juridiques au plus tôt, ce qui repousse d’autant le travail à produire pour le début de semaine prochaine qui finira par empiéter sur mon week-end.

Ce qui est aujourd’hui également de plus en plus important pour moi est d’arriver à rester en contact avec l’extérieur, à me programmer des moments de rencontres avec d’autres entrepreneurs ou des temps de formation pour continuer à faire évoluer mes connaissances et mes compétences.
Au début, c’est quelque chose que je n’arrivais pas à faire, mais j’ai appris depuis à travailler avec un emploi du temps pour organiser moi-même mon temps et ne plus prendre les choses dans l’ordre où elles m’arrivaient.

Cet emploi du temps est assez lâche et souple et compte des temps de production importants laissés libres pour les missions avec des délais courts.
Néanmoins, j’y place en priorité les tâches que je ne veux plus manquer de faire, notamment formations et rencontres. Bon, il m’arrive encore de les annuler en dernière minute, mais je tâche de m’améliorer.

Autre chose, que je fais désormais systématiquement et qui m’aide beaucoup, c’est de négocier tous les délais pour mes missions de retranscription audio.
Je le fais désormais systématiquement, quitte à rendre le travail avant la date de livraison ce qui m’arrive le plus souvent. Cela me permet de travailler avec moins de pression et le résultat n’en est que meilleur.
Malgré tout, ce n’est pas toujours possible de négocier ce point, mais dans ce cas cela se ressentira sur le tarif.
Dès que je peine à être dans les temps, je n’hésite plus non plus à déléguer une partie de mon travail.

Voici donc quelques pistes que j’ai explorées pour tacher de mieux m’organiser.
Est-ce que vous en pratiquez d’autres ?
Si quelqu’un veut témoigner de son organisation, je suis également preneuse ;-)

A lire également :
Assistante freelance et remplacements sur site (11 juin 2010)
Mon emploi du temps de télésecrétaire (16 août 2010)
Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ? (18 octobre 2010)



Créer une entreprise de télésecrétariat : Crédibilité et confiance en soi

Une des choses qui me frappe le plus souvent à la lecture des forums dédiés à la création d’entreprise, c’est le manque de confiance exprimé par les jeunes entrepreneurs et en particulier par les jeunes femmes qui souhaitent se lancer dans le télésecrétariat.

Ce manque de confiance me surprend, mais je le préfère encore à l’attitude inverse de celles pour qui tout est gagné d’avance. Je trouve juste ce manque de confiance en soi dommageable et sans doute un peu surévalué par rapport au risque du projet.

En effet, la plupart des jeunes femmes qui souhaitent devenir télésecrétaires ont souvent plusieurs années d’expérience dans le domaine en tant que salariées. Certaines ont même énormément d’expérience et ont exercé des postes avec responsabilités.
Bref, elles ne manquent pas de crédibilité dans leur cœur de métier. Or, si leur expertise est claire dans leur cœur de métier, je ne comprends plus leur peur.

Bien sûr, comme je l’ai souvent rappelé sur Croquefeuille, je ne pense pas que le fait d’avoir été une secrétaire chevronnée pendant des années dans l’entreprise d’un autre soit suffisant pour réussir son entreprise de télésecrétariat, mais en tout cas, ça donne de la légitimité à le faire et au moins donne une certaine crédibilité vis-à-vis des tiers au premier rang desquels se trouvent leurs futurs clients. C’est d’ailleurs sur cette même crédibilité, que certaines jeunes femmes dont je parlais plus haut se fondent pour crier victoire dès leur immatriculation comme AE et finalement peinent à développer leur activité faute d’avoir su adopter une démarche commerciale.

Le doute de celles qui manquent de confiance est donc tout à leur honneur, mais seulement à partir du moment où il leur sert à se poser les bonnes questions et à prendre le temps d’inscrire leur projet dans une véritable démarche commerciale et entrepreneuriale.
Ce qui est dommage, c’est de rester bloqué sur cette peur de l’échec, alors que vous ne manquez pas de crédibilité sur votre cœur de métier.
L’important reste de bien se faire accompagner.
Par ailleurs pour celles qui manquent de confiance en elles par principe, je recommande la formation de Nathalie Crépin sur la réussite.

A lire aussi :
Compétences et formation en télésecrétariat (6 septembre 2009)
Le site de Coopaname
Mes témoignages sur Coopaname sur Croquefeuille



Nouveau retour sur Croquefeuille

Avec le développement de l’activité de la Compagnie des Télémates – et je ne vais pas m’en plaindre – j’ai de plus en plus de mal à alimenter régulièrement mon blog. Je continue de participer régulièrement au forum des secrétaires indépendantes, mais n’ai plus le temps pour la rédaction régulière.
Je tâche donc de m’organiser différemment et de profiter de certains week-ends moins occupés pour écrire une série d’articles. Il faut que j’avoue également être parfois en peine d’inspiration et donc je recherche des nouveaux filons pour mes interventions.

Peut-être avez-vous la curiosité de savoir les raisons qui me font aborder telle ou telle question sur Croquefeuille.
Le plus souvent, je réagis à des choses que j’ai lues ailleurs sur le net, sur les forums essentiellement, mais également sur certains blogs.
Je réagis également aux sollicitations
que je reçois régulièrement de secrétaires indépendantes qui se lancent ou qui sont déjà installées et qui viennent vers moi, soit pour me proposer leur aide en sous-traitance, soit me demander la mienne, pour établir un devis par exemple.
Je réagis enfin aux difficultés que j’éprouve dans la pratique régulière de mon activité de télésecrétaire.
Ceci explique que ce soient souvent les mêmes sujets qui reviennent, l’inconvénient étant cependant que je n’ai pas souvent l’opportunité de réagir de suite à ce que je lis. Dans ce cas, je me note le sujet sur mon cahier, mais quand j’y reviens pour Croquefeuille, cela me paraît un peu réchauffé.

Pour autant, le trafic ne baisse pas et continue même d’augmenter régulièrement par pallier. Les statistiques me montent que Croquefeuille est lu et que les gens reviennent, donc malgré tout je fais l’effort de continuer, même si parfois j’ai un peu l’impression d’avoir fait le tour et de radoter.
Comme indiqué dans un de mes derniers billets, n’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez intervenir pour apporter votre expertise sur ce blog.

Le site internet des Télémates
Mon emploi du temps de télésecrétaire
Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ?



Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ?

Au fur et à mesure de mes rencontres avec d’autres secrétaires indépendantes, je me rends compte que le panel des missions qui leur sont confiées est énorme.
Une secrétaire indépendante peut donc être généraliste ou spécialisée. La question revient souvent sur les blogs, dans les forums ou dans les discussions.

Les spécialisations que j’ai le plus couramment rencontrées sont :

Elles sont le plus souvent exercées par d’anciennes secrétaires juridiques ou médicales qui se sont mises à leur compte et qui tout naturellement ont mis en avant leurs compétences dans ce domaine.

Certaines secrétaires indépendantes se sont également spécialisées dans des secteurs d’activités qu’elles connaissaient bien pour y avoir travaillé un certain nombre d’années. C’est le cas par exemple de celles qui sont spécialisées dans le secteur du BTP.

Une secrétaire indépendante peut également se spécialiser dans une tâche précise qu’elle préfère réaliser :

  • La permanence téléphonique,
  • La comptabilité, mais dans ce cas nous parlerons plutôt d’assistance comptable ou de secrétariat comptable afin de rester en conformité avec la loi,
  • La retranscription audio,
  • La prospection téléphonique,
  • La saisie et la mise en forme de documents…

Se spécialiser procure un certain nombre d’avantages relatifs à la prospection et à la production.
En effet, être spécialisée dans un secteur d’activité précis permet à une secrétaire indépendante de cibler sa prospection dans ce même secteur.
Au niveau de la production, cela suppose que cette secrétaire indépendante sera de plus en plus efficace dans son secteur.

Pourquoi alors est-ce que je n’envisage pas de me spécialiser ?

(suite…)



Recommander une télésecrétaire ou sous-traiter

Comme beaucoup de télésecrétaires, il m’arrive de recevoir des demandes de missions que je ne peux pas honorer, soit je n’ai pas le temps de le faire – ce qui arrive le plus souvent pour des longues retranscriptions -, soit je n’ai pas les compétences pour le faire.

La lecture d’un billet du blog « Les recettes du traducteur » me permet de revenir sur ce sujet.

Quelle politique adoptée lorsque je reçois une demande de télésecrétariat ou de retranscription audio que je ne peux pas honorer :

1re option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences et je n’ai aucune raison de travailler avec ce client.
Exemple : secrétariat en anglais pour une société de consulting international.
Dans ce cas, je renvoie vers une de mes consœurs en donnant ses coordonnées au prospect.

2e option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences, mais j’aimerais bien continuer à travailler pour ce client.
Dans ce cas, je prends la mission et sous-traite la réalisation de la mission pour laquelle il me manque les compétences.
Il y a bien sûr des limites à cette formule. Je n’y recours jamais quand il s’agit par exemple d’une traduction dont je ne pourrai pas vérifier la qualité.

3e option : la demande est dans mon domaine de compétences, mais ce n’est pas le moment.
Dans ce cas, je sous-traite une partie de la prestation pour partager le travail, mais en général je tâche de garder le client.
Cette formule n’est pas possible pour les déplacements sur site, en particulier pour des questions d’assurance.

(suite…)



Mon emploi du temps de télésecrétaire

Les congés d’été sont également le moment de préparer les bonnes résolutions de la rentrée. L’un de mes problèmes récurrents depuis que j’ai commencé mon activité de télésecrétaire (les Télémates ont 9 mois) est l’organisation de mon emploi du temps. Ceci dit, comme je suis une fada des données chiffrées, je prends bien note du temps que je prends pour faire chaque chose (par ailleurs, cela m’est indispensable pour connaître mon prix de revient).
A partir de ces données, j’ai envisagé de m’établir un emploi du temps théorique, ce qui donnerait à peu près ça :

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Tout ceci est bien sûr approximatif.
Ce qui ne change pas beaucoup, c’est la pause du midi qui est vraiment la plupart du temps consacré à du perso, c’est-à-dire à la maison : courses, ménage, lessive… Il fallait absolument leur trouver une place. En général, c’était le samedi, mais cela me gâchait mes week-ends ! et je commençais de mauvaise humeur le lundi matin. Au milieu de la journée, cela a l’avantage de me changer les idées, de me dégourdir les jambes en me faisant quitter mon écran quelques heures.
Quand je suis débordée, cette coupure traditionnelle me sert également de zone de débordement ;-)

Je ne travaille pas le samedi. Je suis étonnée que cette question revienne assez souvent lors des discussions avec les prospects. C’est sans doute parce que toutes les télésecrétaires travaillent le samedi ? Pour ma part, je ne me suis pas mise à mon compte pour travailler tous les jours de la semaine à n’importe quelle heure, mais pour faire le choix de mon organisation de travail.
Le samedi, nous partons dès que possible nous balader en île de France, découvrir les châteaux, les villages, les forêts, marcher et faire des pauses au bord de la rivière. C’est dans ces ballades que je trouve une grande partie de mon équilibre. Je ne veux pas y renoncer : pas horaires, pas de délais, on a le droit de se perdre (oui, ça arrive et ça a l’avantage de rallonger en général la ballade d’une dizaine de kilomètres…).
Bon, c’est vrai des fois, il pleut et nous évitons d’aller patauger dans la boue, donc il m’arrive de travailler si j’ai des choses sur le feu, mais le plus souvent je ne fais rien (car je suis dépitée de ne pas avoir pu me promener, je boude !)
Le dimanche, c’est vraiment quartiers libres. Il est vrai que je suis souvent le matin sur Internet, mais cela dépend vraiment.

Ce qui change en revanche, ce sont les jours et heures de prospection. Dans l’idéal, je me réserve 2x 4 heures dans la semaine, mais ce ne sont pas forcément toujours ces plages là.

A lire aussi :
Comment communiquer avec votre télésecrétaire ?
Pourquoi, est-ce que je ne me déplace pas le matin ?
Les vacances des secrétaires indépendantes ?



Comment communiquer avec votre télésecrétaire ?

Travailler à distance pour plusieurs clients et dans plusieurs domaines différents,
Jongler entre les déplacements sur site et les missions à distance,
Mon emploi du temps ne me permet pas d’être toujours disponible…

C’est le matin que je suis la plus joignable par téléphone car je travaille le plus souvent à mon bureau sur mes retranscriptions audio.
Les après-midi, en revanche, entre mes déplacements et mes missions de rappels téléphoniques, il n’est pas toujours évident de me joindre par téléphone.

Avec mes clients, nous communiquons le plus souvent par courrier électronique. Leur propre emploi du temps ne leur permet d’ailleurs pas toujours de m’appeler sur des horaires « raisonnables ». Cela ne nous empêche pas de nous parler pour toute question importante ou urgente…

Pour un premier contact avec votre télésecrétaire, le téléphone s’impose. Un message électronique ne remplacera pas tout l’intérêt d’un échange téléphonique afin de mieux comprendre les besoins de la personne et d’envisager une solution pour y répondre.
De ce point de vue là, je dois compter à mon actif plusieurs appels manqués…

Les messages téléphoniques sont rares ; je ne saurais pas dire pourquoi ? Certains n’hésitent pas à passer par mon formulaire par exemple, ou par mon adresse électronique, pour me laisser leurs coordonnées afin que je les rappelle. Bon, certains appellent au secours, mais oublient de laisser leur téléphone, ce qui est déjà plus compliqué ; dans ce cas une simple réponse au moment où je suis disponible suffit à susciter leur appel.

Il y a une chose cependant avec laquelle je ne suis pas à l’aise, ce sont les demandes de devis ou de tarifs par courriel uniquement sans contact téléphonique. Il est très difficile dans ces cas là de bien comprendre ce que souhaite le prospect et l’affaire tombe à l’eau car le devis ne correspond pas. En matière de retranscription par exemple, il n’est pas évident de tomber d’accord sur le sens des mots  épurée, reformulée, in-extenso

J’essaie encore avec l’expérience d’améliorer ma disponibilité, mais malgré tout cela fonctionne quand même plutôt bien…

Le télésecrétariat, fonctionnement



Assistante freelance et remplacements sur site

Je suis souvent sollicitée pour faire le remplacement d’une secrétaire en congés, mais je me heurte alors à des exigences trop importantes en termes d’amplitudes journalières.

Je me déplace sur site de préférence l’après-midi : RDV clients ou prospects, missions ponctuelles sur site – en particulier pour de l’assistance comptable – ou des remplacements.

Le mercredi après-midi, je suis prise par une mission régulière sur site également.

Pourquoi, est-ce que je ne me déplace pas le matin ?

Les remplacements ne sont pas ma fonction principale, même si je suis ravie quand cela tombe bien dans mon calendrier ou lorsque c’est prévu suffisamment à l’avance comme c’est le cas avec l’une de mes clientes avocates : sa secrétaire me donne ses dates dès que possible et je bloque mes après-midi pour la remplacer.

Mon rôle n’est pas d’assurer l’intégralité des tâches assumées par la secrétaire du cabinet car le temps de formation serait trop important. En revanche, je me charge de la frappe du courrier et des actes de manière pour éviter que trop de retard ne soit accumulé au moment des vacances.

Parfois, cette mission peut même être accomplie à distance lorsque le client est équipé d’un dictaphone numérique et qu’il s’occupe lui-même de l’impression et de la mise sous plis des documents.

Dans ce cas, j’intègre cette charge de travaille ponctuelle dans mon planning des tâches journalières à distance que je réalise en particulier le matin, ainsi que les après-midi quand je ne suis pas en mission extérieure.

Pour l’instant je me tiens à cette organisation :

  • Le matin retranscriptions ou travaux réalisés à distance ;
  • L’après-midi : je me déplace sur site ou en RDV ou j’avance mes travaux en cours + j’assure de temps en temps également ma prospection ;-)

Les prestations réalisées par votre télésecrétaire



Les vacances des secrétaires indépendantes ?

Un billet publié par Isabelle Prigent sur sa semaine de vacances : « Un freelance, ça ne prend jamais de vacances ! » m’a interpellé sur cette question.

Ce sujet ne m’avait pas encore vraiment traversé l’esprit. Je pensais tout simplement prévoir dès que possible un calendrier avec mes dates de vacances, mais faute de temps, je ne m’étais pas encore penchée sur sa réalisation.

Deux points :
Comme cela a déjà été le cas, je peux être amenée pendant les congés des secrétaires salariée à assurer des missions de remplacement sur site. Ces missions sont intéressantes de mon point de vue et m’amène un chiffre d’affaires conséquent auquel je ne veux pas renoncer (du moins pour l’instant).

Par ailleurs, travaillant pour plusieurs clients réguliers pour lesquels j’assure notamment des missions de facturation ou de relances, il serait judicieux de poser mes vacances en même temps qu’eux. Mais voilà, ils ne prennent pas leurs vacances en même temps ! Et d’ailleurs, ils omettent souvent de me dire quand ils partent en vacances, à charge pour moi de continuer ma mission ;-)

Comme prévu, je vais tâcher de me prévoir quelques semaines de vacances et d’en informer le plus tôt possible mes clients. Quelques semaines de repos ne peuvent pas nuire à la bonne santé de mon entreprise et surtout quelques visites familiales en province s’imposent de temps en temps !

Reste à savoir quelles semaines vont être concernées ? Je vais tâcher d’y penser !



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