Le télésecrétariat à Paris pendant les congés d’été


Contrairement à ce que nous annonçait la météo, le mois de juillet aura été particulièrement chaud, mais j’envisage un mois d’août plus calme.

Quand j’ai accepté une mission de remplacement sur site pour quatre après-midi par semaine, outre ma mission extérieure habituelle du mercredi après-midi, je ne pensais pas être aussi surchargée de travail ce mois-ci.

Si les missions de secrétariat pour certains prestataires de services se sont bien calmées, les retranscriptions juridiques se sont en revanche multipliées.

En outre, je n’ai jamais eu autant de demande de devis pour la retranscription de colloques, d’ateliers et de réunions. Il faut dire que le mois de juin est la bonne saison pour ce genre de manifestation et que les demandes de retranscription ne manquent pas de suivre.

Une collaboratrice m’a bien manqué ce mois ci, mais je n’ai toujours pas pu avancer sur ce sujet qui est donc repoussé à la rentrée.



Assistante freelance et remplacements sur site

Je suis souvent sollicitée pour faire le remplacement d’une secrétaire en congés, mais je me heurte alors à des exigences trop importantes en termes d’amplitudes journalières.

Je me déplace sur site de préférence l’après-midi : RDV clients ou prospects, missions ponctuelles sur site – en particulier pour de l’assistance comptable – ou des remplacements.

Le mercredi après-midi, je suis prise par une mission régulière sur site également.

Pourquoi, est-ce que je ne me déplace pas le matin ?

Les remplacements ne sont pas ma fonction principale, même si je suis ravie quand cela tombe bien dans mon calendrier ou lorsque c’est prévu suffisamment à l’avance comme c’est le cas avec l’une de mes clientes avocates : sa secrétaire me donne ses dates dès que possible et je bloque mes après-midi pour la remplacer.

Mon rôle n’est pas d’assurer l’intégralité des tâches assumées par la secrétaire du cabinet car le temps de formation serait trop important. En revanche, je me charge de la frappe du courrier et des actes de manière pour éviter que trop de retard ne soit accumulé au moment des vacances.

Parfois, cette mission peut même être accomplie à distance lorsque le client est équipé d’un dictaphone numérique et qu’il s’occupe lui-même de l’impression et de la mise sous plis des documents.

Dans ce cas, j’intègre cette charge de travaille ponctuelle dans mon planning des tâches journalières à distance que je réalise en particulier le matin, ainsi que les après-midi quand je ne suis pas en mission extérieure.

Pour l’instant je me tiens à cette organisation :

  • Le matin retranscriptions ou travaux réalisés à distance ;
  • L’après-midi : je me déplace sur site ou en RDV ou j’avance mes travaux en cours + j’assure de temps en temps également ma prospection ;-)

Les prestations réalisées par votre télésecrétaire



Remplacement de secrétaire juridique en cabinet d’avocats

C’est la mission rêvée pour la semaine du pont de l’Ascension, un peu plus d’une semaine d’ailleurs, et qui promet de se renouveler à chaque période de vacances.

En effet, je remplace une secrétaire juridique dans un petit cabinet parisien pour ses 10 jours de vacances. Il ne m’est pas toujours facile d’accepter ce genre de mission car je dois me garder du temps disponible pour mes autres clients, mais cette fois-ci les négociations ont été faciles et ma proposition acceptée de suite : je travaille 4 après-midi par semaine et je conserve  mon mercredi après-midi réservé par un autre client pour lequel je travaille également sur place.

Je réserve donc mes matinées pour mes autres missions à distance. En revanche, je n‘avais prévu avoir autant de travail d’un coup et il est vrai que les semaines de rentrées sont toujours un peu difficiles, mais bon, j’ai toujours des collègues pour m’aider et notamment pour les travaux de retranscription de dernière minutes.

L’idée de ces semaines de remplacement pendant les congés me plait bien. Le prochain RDV est déjà pris pour le mois de juillet. C’est également un souci de moins pour ma cliente :-)

Télésecrétaire juridique : Mes prestations pour des remplacement de secrétaires en congés.



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