Maîtriser l’organisation de son temps

Voilà un peu plus d’un an que j’exerce mon activité de rédactrice et de télésecrétaire, mais je suis toujours confrontée à la question de la gestion du temps.

Encore une fois, je ne me suis pas mise à mon compte pour travailler comme une dingue 80 heures par semaine en ne tenant aucun compte de ma vie familiale et sociale. J’essaie donc de faire pour le mieux pour concilier le développement de mon chiffre d’affaires tout en maintenant la sérénité de ma vie personnelle.

Par exemple, je fais tout mon possible pour préserver mes week-ends, mais je n’arrive pas encore tout à fait à maîtriser la charge de travail qui m’incombe chaque semaine.
En effet, en ce qui concerne mes prestations en secrétariat juridique, je dépends de ce qui arrive dans ma boite aux lettres à toute heure du jour et de la nuit (oui, les avocats travaillent jusqu’à une heure avancée de la nuit). Or, les délais ne sont bien sûr pas les mêmes d’une mission à l’autre mais en l’occurrence je tâche de rendre les documents juridiques au plus tôt, ce qui repousse d’autant le travail à produire pour le début de semaine prochaine qui finira par empiéter sur mon week-end.

Ce qui est aujourd’hui également de plus en plus important pour moi est d’arriver à rester en contact avec l’extérieur, à me programmer des moments de rencontres avec d’autres entrepreneurs ou des temps de formation pour continuer à faire évoluer mes connaissances et mes compétences.
Au début, c’est quelque chose que je n’arrivais pas à faire, mais j’ai appris depuis à travailler avec un emploi du temps pour organiser moi-même mon temps et ne plus prendre les choses dans l’ordre où elles m’arrivaient.

Cet emploi du temps est assez lâche et souple et compte des temps de production importants laissés libres pour les missions avec des délais courts.
Néanmoins, j’y place en priorité les tâches que je ne veux plus manquer de faire, notamment formations et rencontres. Bon, il m’arrive encore de les annuler en dernière minute, mais je tâche de m’améliorer.

Autre chose, que je fais désormais systématiquement et qui m’aide beaucoup, c’est de négocier tous les délais pour mes missions de retranscription audio.
Je le fais désormais systématiquement, quitte à rendre le travail avant la date de livraison ce qui m’arrive le plus souvent. Cela me permet de travailler avec moins de pression et le résultat n’en est que meilleur.
Malgré tout, ce n’est pas toujours possible de négocier ce point, mais dans ce cas cela se ressentira sur le tarif.
Dès que je peine à être dans les temps, je n’hésite plus non plus à déléguer une partie de mon travail.

Voici donc quelques pistes que j’ai explorées pour tacher de mieux m’organiser.
Est-ce que vous en pratiquez d’autres ?
Si quelqu’un veut témoigner de son organisation, je suis également preneuse ;-)

A lire également :
Assistante freelance et remplacements sur site (11 juin 2010)
Mon emploi du temps de télésecrétaire (16 août 2010)
Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ? (18 octobre 2010)



3 commentaires

  1. Thierry Goemans 15 mars

    Bien vu Céline,
    Outre le fait que tu te gardes légitimement du temps pour tes proches (il y a une vie après le travail), rencontrer d’autres entrepreneurs et sortir la tête du guidon est super important. Or au terme d’un amorçage réussi, tu dois être hyper sollicitée et, c’est parfois difficile de « refuser du travail ».
    Continuer à faire des rencontres et prendre du temps pour des activités et des respirations en dehors des dossiers des clients est à mon sens essentiel pour garder la fraîcheur et l’ouverture d’esprit qui nous a permis de satisfaire nos premiers clients.
    Par exemple, c’est pour rester ou redevenir disponible que je m’efforce de redistribuer parfois une partie de mes missions vers d’autres freelance. Il paraît qu’on est plus fort à plusieurs!

  2. Céline 16 mars

    Merci Thierry pour ton commentaire.
    Pas facile en effet de refuser du travail ou d’apprendre à déléguer, mais il est vrai qu’il est important également de rester disponible, d’abord pour ses clients, mais également pour de belles opportunités de collaboration.

  3. Josiane KLEIN 30 mars

    Bonjour Céline,

    Négocier les délais est en effet une des solutions au problème de gestion du temps. Et très souvent, le travail n’est finalement pas si urgent que ça… Par ailleurs, quand un client est satisfait, il est plus facilement prêt à négocier un délai que de risquer de tomber sur un/une collègue moins scrupuleux/se.

    J’ai aussi lu hier dans un livre destiné aux traducteurs (mon activité principale actuellement) une méthode pour négocier les tarifs :
    - si vous avez besoin du travail pour demain matin, c’est d’accord mais c’est le tarif + 100 % (supplément pour travail tard, la nuit, report d’un autre travail…)
    - si demain après-midi suffit, c’est le tarif + 50 %
    - si vous pouvez attendre jusqu’à J+(1/2…), ce sera le tarif normal.
    Il semblerait que dans la majorité des cas, le travail puisse attendre assez longtemps pour bénéficier du tarif normal !

    Et je suis d’accord avec toi, sortir de son bureau fait du bien. Se former, rencontrer et échanger avec des collègues, de la même profession ou d’autres indépendants, c’est très important, et ça redonne des idées et de l’énergie pour continuer.

    Josiane

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