Quelles spécialisations pour une secrétaire indépendante ?

Au fur et à mesure de mes rencontres avec d’autres secrétaires indépendantes, je me rends compte que le panel des missions qui leur sont confiées est énorme.
Une secrétaire indépendante peut donc être généraliste ou spécialisée. La question revient souvent sur les blogs, dans les forums ou dans les discussions.

Les spécialisations que j’ai le plus couramment rencontrées sont :

Elles sont le plus souvent exercées par d’anciennes secrétaires juridiques ou médicales qui se sont mises à leur compte et qui tout naturellement ont mis en avant leurs compétences dans ce domaine.

Certaines secrétaires indépendantes se sont également spécialisées dans des secteurs d’activités qu’elles connaissaient bien pour y avoir travaillé un certain nombre d’années. C’est le cas par exemple de celles qui sont spécialisées dans le secteur du BTP.

Une secrétaire indépendante peut également se spécialiser dans une tâche précise qu’elle préfère réaliser :

  • La permanence téléphonique,
  • La comptabilité, mais dans ce cas nous parlerons plutôt d’assistance comptable ou de secrétariat comptable afin de rester en conformité avec la loi,
  • La retranscription audio,
  • La prospection téléphonique,
  • La saisie et la mise en forme de documents…

Se spécialiser procure un certain nombre d’avantages relatifs à la prospection et à la production.
En effet, être spécialisée dans un secteur d’activité précis permet à une secrétaire indépendante de cibler sa prospection dans ce même secteur.
Au niveau de la production, cela suppose que cette secrétaire indépendante sera de plus en plus efficace dans son secteur.

Pourquoi alors est-ce que je n’envisage pas de me spécialiser ?

(suite…)



Besoin d’aide pour vous lancer comme secrétaire indépendante ?

Pour faire suite à mon dernier billet sur les sollicitations des futures télésecrétaires, je propose aux plus motivées d’entre celles qui veulent se lancer et qui souhaitent de l’aide pour le faire d’envisager de correspondre sur votre projet.

Trop sollicitée et pas assez remerciée, je renonce à répondre aux simples questions de personne que je ne connais pas. Les forums sont là pour ça (d’ailleurs même sur les forums, le mieux reste de se présenter ! )

Je vous conseille :
Le forum des secrétaires indépendantes qui est payant mais qui a le grand mérite d’être privé ;
Le forum de Gautier Girard qui compte déjà un grand nombre de secrétaires indépendantes.

Pour celles qui sont prêtes à se lancer dans la lente construction de leur projet et qui souhaitent échanger avec moi à ce propos, je reste tout à fait disponible (dans la mesure de mon temps libre évidemment).

Le mieux est dans ce cas de me contacter par courrier électronique pour vous présenter et m’exposer votre projet ainsi que les questions qui vous posent problèmes.
Le principe d’une telle correspondance est l’échange : je ne dirai rien de mon parcours, si je ne connais pas le votre, je ne dirai rien sur comment se faire connaître ou comment trouver des clients si vous ne me dites pas comment vous avez envisagé de le faire. Enfin, ce sont des exemples.

Si vraiment vous ne savez pas comment débuter votre projet, je vous conseille de consulter le site de l’APCE et pour mettre toutes les chances de votre côté de vous inscrire sur le forum des secrétaires indépendantes op-cité.

A lire aussi :
La rubrique Guide
Mon étude de marché. 1re étape
« Passer de l’idée au projet » avec la CCIP



Le forum des secrétaires indépendantes

Le forum des secrétaires indépendantes dans Accompagnement ForumTLSJ’en ai déjà parlé à plusieurs reprises sur ce blog et je souhaite aujourd’hui lui consacrer spécialement un billet pour revenir sur ce que ce forum m’a apporté.

En général quand j’en fais la promotion auprès de mes consœurs, on me reproche le fait qu’il soit payant. Je passe sur les commentaires stupides qui le qualifient de secte ou d’escroquerie.
On me dit qu’aujourd’hui les informations sont gratuites sur Internet, qu’on ne doit pas payer pour accéder à l’information. Je ne partage pas tout à fait ce point de vue et ce pour plusieurs raisons :

Oui, on accède gratuitement à l’information sur le net et moi-même je contribue par ce blog à donner astuces et conseils pour devenir secrétaire indépendante. OUI MAIS, c’est l’information que les internautes veulent bien donner en libre accès.

Par exemple, rares sont les télésecrétaires qui divulguent leur chiffre d’affaires  sur un forum public, rares sont celles qui divulguent leurs astuces pour trouver des clients, qui mettent à plat les difficultés rencontrées. Le grand avantage d’un forum privé est celui-ci : nous sommes libres d’y échanger à l’abri des regards indiscrets d’un tout à chacun.

De plus, le fait que le forum soit payant filtre les intervenants, non pas en fonction de leur niveau de richesse (je rappelle que je venais de déposer le bilan et passer des moments très difficiles quand je m’y suis inscrite), mais en fonction de leur motivation.
Le nombre restreint de personnes passant l’entrée permet aux plus anciennes de mieux les intégrer et de suivre leur histoire. Je dois avouer que cela est assez appréciable et permet vraiment des échanges de qualité.
On parle ouvertement des tarifs et des méthodes de prospection entre nous. Nous nous échangeons des tuyaux et des services, certaines travaillent ensemble.

Je reviens sur ce que m’a apporté le forum.
Il m’a permis de m’inspirer des expériences des plus anciennes en m’appuyant sur leurs témoignages. A partir de là, j’ai pu réfléchir à mon prévisionnel, imaginer à partir de combien de temps je pourrai démarrer mon activité, voire en vivre.
Je me suis aidée des témoignages de chacune sur les difficultés rencontrées lors de missions pour ajuster ma grille de tarifs, améliorer la présentation de mes devis.
Grâce à leur retour d’expérience, j’ai évité de m’évertuer à prospecter certaines professions qui contrairement aux apparences sont très difficiles à toucher. A mon avis, cela m’a fait gagner beaucoup de temps et éviter bien des déconvenues.

Aujourd’hui, à mon tour je témoigne de mon expérience et donne des conseils quand j’ai déjà effectué ce genre de mission, je décris mon parcours et donne mes chiffres de manière à ce que celles qui souhaitent se lancer puisse établir leur plan d’affaires, mais je continue parfois à demander conseils pour établir mes devis dès que j’ai un doute.

Cela me gêne d’autant mois que ce forum soit payant qu’il est très bien modéré et administré par sa fondatrice et que je fais partie de celles qui pensent que tout travail mérite salaire (en particulier quand ce travail est de qualité). Je dirais même plus, si ce forum devenait gratuit, j’effacerais la plupart de mes contributions ;-)

Le forum des secrétaires indépendantes
Mon étude de marché. Les résultats
Suite des relations entre télésecrétaires : le guide

 



Une télésecrétaire doit-elle accepter un test ?

La question des tests fait débat parmi les télésecrétaires. Nous en parlons de temps à autre et je souhaitais aujourd’hui l’aborder un peu plus longuement et – j’espère – de manière nuancée sur ce blog en partageant avec vous mes réfléxions.

L’idée de départ est de dire que lorsqu’on se rend chez son boulanger ou chez son médecin, on ne propose pas d’emporter une baguette gratuite ou encore de bénéficier d’une consultation gratuite en guise de test et qu’il en est de même pour une télésecrétaire.

knok.jpg
Le docteur Knock et la médecine moderne
(Lien vers You Tube)
Knock ou le Triomphe de la médecine (Wikipédia)

Je fais en effet partie de ces « consommateurs » prudents qui aiment tester et être en confiance avant d’être particulièrement fidèles. Une fois choisi mon fournisseur (boulangerie ou médecin par exemple), il en faut beaucoup pour m’en faire changer.Cela vaut bien un petit test.
Dans le cas de la boulangerie, j’essaie : un peu de pain par ci, un peu de pâtisserie par là jusqu’à l’adoption définitive.
Dans le cas du médecin, il est plus difficile de tester bien sûr et dans ce cas là, mon choix s’appuie sur la recommandation. D’ailleurs, c’est bien simple, sans recommandation, je suis sûre de me tromper : je tombe sur un goujat qui me brusque ou sur un négligent qui me soigne pour une bronchite quand il s’agit d’une allergie !

Je conçois donc tout à fait que mes clients potentiels souhaitent tester mes services pour s’assurer de leur qualité.

J’ai remarqué d’ailleurs à quel point les fournisseurs qui avaient de bons produits étaient fiers de les faire tester (Il n’y a qu’à voir au Salon de l’agriculture). Et c’est bien normal, un boulanger dont les produits sont de mauvaise qualité ne les ferait pas gouter car il n’en vendrait aucun, mais quel succès pour ce vendeur de macarons !

Bref ! je reviens au test pour les télésecrétaires…
En revanche; je ne travaille pas en mode test pour tester, mais je veux bien travailler en mode test pour essayer.
En effet, quand on débute une collaboration sur la durée avec un nouveau client, nous commençons en mode test. Ce n’est d’ailleurs pas toujours formalisé. Mais mes clients ne s’engagent pas ! Un avocat avec qui je commence une collaboration pourra me dire au bout d’une semaine : « on arrête là, ça ne va pas ! ».
Grosso modo, le mode test se poursuit jusqu’à la validation de mon travail par le client.

Parfois, la période d’essai est mieux formalisée. C’est le cas en général quand le client et moi-même avons du mal à évaluer le travail à fournir et que l’organisation n’est pas tout à fait en place. Le plus souvent la période d’essai fait un mois, parfois moins. A l’issue de cette période, le tarif est révisable en fonction de cette première expérience.

Un autre élément est intéressant dans les éléments avancés, c’est le mode test gratuit.

(suite…)



Réponse ouverte à Mme Claire L. future télésecrétaire

Depuis la rentrée, je suis très sollicitée par de futures télésecrétaires. Que ce soit par courriel ou par l’intermédiaire des forums, je fais toujours mon possible pour répondre systématiquement à toutes les demandes.

La semaine dernière, j’ai dû faire face à un assaut d’appels téléphoniques. Je sais bien que je ne suis pas la seule dans ce cas et c’est un sujet qui revient fréquemment sur le forum des secrétaires indépendantes.

Or je ne suis pas disponible au téléphone ! Je ne trouve pas en effet que le téléphone soit la manière appropriée d’entrer en contact. En effet, je travaille soit avec casque (pour les retranscriptions), soit au téléphone (en particulier dans l’après-midi) ; les probabilités de me déranger sont donc très importantes.

Malgré tout quand la personne est polie et de bonne volonté, elle peut comprendre qu’il vaut mieux m’écrire un petit mot auquel je répondrai dès que j’aurai un moment disponible (éventuellement prendre un RDV téléphonique), mais parfois la personne ne comprend pas !

Ce fût le cas de Claire L, peut-être future télésecrétaire, qui non seulement n’a pas le temps de m’écrire mais qu’il faut que je rencontre, pourquoi ? pour l’aider ! Elle veut se lancer comme télésecrétaire (ce n’est que la dixième qui me le dit cette semaine) et veut en parler car elle a des questions à me poser.
Malheureusement n’étant pas disponible, la conversation devient tendue : « Vous aussi vous vous êtes lancée et vous avez galéré ! ».

Bref ! Cette conversation m’a énervée et j’avais besoin de revenir sur cette question de l’aide entre télésecrétaires pour rappeler que cette aide n’est pas un dû.

La plupart du temps les télésecrétaires en exercice sont très sollicitées (si nous avions autant de demandes de prospects que de futures télésecrétaires, nous nous transformerions vite en multinationales !).
Nous ne pouvons pas répondre individuellement à chacune, surtout quand elles n’ont fait aucun effort de recherche au préalable car nous y passerions notre temps au détriment de notre propre activité.

Je souligne que la grande majorité des personnes pour lesquelles j’ai pris le temps de répondre, ne m’ont jamais fait aucun retour, ni même remerciée.

Sur ce constat, je suis en train de réfléchir à une réponse type à faire à ces demandes. L’idée serait d’entamer un échange, une conversation, plutôt que de répondre à une simple question.

A lire aussi :
Le forum des secrétaires Indépendantes

Télésecrétaire juridique : comment trouver des clients ?
Secrétaire indépendante et comptabilité

 



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