Recommander une télésecrétaire ou sous-traiter

Comme beaucoup de télésecrétaires, il m’arrive de recevoir des demandes de missions que je ne peux pas honorer, soit je n’ai pas le temps de le faire – ce qui arrive le plus souvent pour des longues retranscriptions -, soit je n’ai pas les compétences pour le faire.

La lecture d’un billet du blog « Les recettes du traducteur » me permet de revenir sur ce sujet.

Quelle politique adoptée lorsque je reçois une demande de télésecrétariat ou de retranscription audio que je ne peux pas honorer :

1re option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences et je n’ai aucune raison de travailler avec ce client.
Exemple : secrétariat en anglais pour une société de consulting international.
Dans ce cas, je renvoie vers une de mes consœurs en donnant ses coordonnées au prospect.

2e option : la demande n’est pas dans mon domaine de compétences, mais j’aimerais bien continuer à travailler pour ce client.
Dans ce cas, je prends la mission et sous-traite la réalisation de la mission pour laquelle il me manque les compétences.
Il y a bien sûr des limites à cette formule. Je n’y recours jamais quand il s’agit par exemple d’une traduction dont je ne pourrai pas vérifier la qualité.

3e option : la demande est dans mon domaine de compétences, mais ce n’est pas le moment.
Dans ce cas, je sous-traite une partie de la prestation pour partager le travail, mais en général je tâche de garder le client.
Cette formule n’est pas possible pour les déplacements sur site, en particulier pour des questions d’assurance.

Je n’ai pas encore assez d’expérience de la sous-traitance pour en parler plus longuement. J’y ai eu recours quelques fois, mais avec des résultats pas très heureux.
Dans tous les cas, y avoir recours me faire perdre du temps et de l’argent.
Il faut trouver le prestataire en fonction des disponibilités de chacun, définir le travail le plus précisément possible, le vérifier et le plus souvent le corriger, ce qui peut représenter un temps non négligeable.
C’est la raison pour laquelle, je recherche une collaboratrice de confiance pour me doubler sur certaines prestations.

La recommandation est plus facile, mais c’est perdre définitivement le client.
Dans l’état actuel des choses j’y ai pourtant recours plus souvent que la sous-traitance.

Consulter la liste de mes prestations de télésecrétariat



8 commentaires

  1. Yvette 30 septembre

    Bonjour Céline,
    Je suis installée depuis le 01/03/09 mais mon projet d’entreprise a germé dans ma tête depuis fin août 2007.
    J’ai passé une année en couveuse pour construire ce projet.
    Pendant la phase de construction, j’ai bien sûr fait une étude de marché, monté mon business plan (plus ou moins probant !!) etc etc, mais j’ai surtout construit un réseau de partenaires. Ces partenaires peuvent être dans le même champ d’activité que moi mais aussi dans d’autres.
    Pour l’instant, j’ai toujours fait appel à ces partenaires dans le cadre de la sous-traitance mais, en fonction des missions, je pense pouvoir utiliser le contrat d’apporteur d’affaire.
    Bien sûr la sous-traitance est basée sur la CONFIANCE. Je ne fais jamais appel à quelqu’un si je ne l’ai pas testé, si je ne le connais pas un minimum (cela peut se faire à distance !). Il faut aussi que nous soyons sur la même longueur d’ondes et que le feeling passe ! Même si je sous-traite, je m’engage moralement auprès de mon client et le travail rendu doit être parfait.
    Il m’arrive aussi d’être la sous-traitante de mes sous-traitantes ! Tout ça pour dire que c’est un échange dans les deux sens, en fonction des périodes et du volume d’activité des uns et des autres.
    Je te souhaite de trouver tes futures sous-traitantes car je trouve que c’est une super solution pour répondre aux demandes de nos clients. Et, cerise sur le gâteau, c’est aussi une belle aventure humaine avec des personnes que l’on connaît au fil du temps de mieux en mieux ;-)

    A bientôt !
    Yvette Verger Del Bove
    http://www.altenaconseils.com

  2. valérie 30 septembre

    Bonjour Céline,
    je confirme que la sous traitance est parfois décevante…pour les longues missions de retranscription je sous traite également, j’ai fait passé un « casting » révélateur à certaines forumettes , je n’en ai gardé que deux.
    Si tu as un besoin de sous traitance donc dans le domaine de la retranscription, je tiens ces deux noms à ta disposition.
    J’ai bossé à plusieurs reprises avec ces deux personnes qui font un travail de qualité, je ne relis pratiquement plus du tout d’ailleurs :-)
    bonne journée

  3. Céline 30 septembre

    Je te remercie Yvette pour ton commentaire. Celui-ci me montre en effet que je suis passée complètement à côté de cette phase de construction de partenariat. Je dirais même plus : je n’ai pas su le construire. Mais j’y travaille ;-)

    Merci Valérie pour ta proposition !

  4. Sylvie 30 septembre

    Bonjour,

    Merci pour cet article et vos témoignages qui sont très intérressant et qui apportent un plus pour une personne comme moi qui débute.

    Je me suis déjà posé la question « si je n’arrive pas à répondre à la demande d’un client ? » et voici la solution !

    ça motive énormément de voir autant de soutien entre vous !

    Merci encore et bonne journée !

    Cordialement.
    Sylvie

  5. Céline Charlemagne (ALC Presta) 4 octobre

    Bonjour et merci pour ce billet Céline car il nous concerne toutes.

    Je pense que le principal a été dit ici.
    Le partenariat peut être réalisé de différentes manières : échange de services, sous-traitance, co-traitance, apport d’affaires, recommandations…

    Mais à mon avis, il n’y a pas UNE recette miracle. Il faut savoir adapter le partenariat en fonction de la situation et des personnes.

    En revanche, une chose est certaine, il faut prendre le temps et faire l’effort de « connaître » ses partenaires : leur offre, leur personnalité, leur capacité…
    C’est le seul moyen d’être en confiance, ce qui est primordial dans une relation de partenariat.

    Par ailleurs, je pense que le partenariat doit être un « échange » et pour qu’il soit durable, il faut être dans une logique donnant/donnant.

    Je travaille justement, en ce moment, sur le sujet du partenariat, et rencontre de visu quelques consœurs pour traiter du sujet. J’espère que ces rencontres porteront leurs fruits… mais je n’en doute pas. C’est avec une grande motivation que j’entreprends ces éventuels partenariats.

  6. Céline 4 octobre

    Merci Céline pour ton commentaire ;-)
    C’est vrai que c’est un sujet primordial pour nous.
    Je n’ai pas encore réussi à mettre les choses en place, mais je suis comme toi, je travaille sur le sujet actuellement.

  7. Nathalie Demarcq 6 octobre

    Bonjour,

    je n’ai pas encore eu à sous-traiter mais j’ai travaillé deux fois pour des consœurs ;) avec qui tout s’est bien passé. Nous avons joué la transparence et l’honnêteté, les prestations étaient à risque limité, à la fois une sous-traitance et un test de confiance. Je n’ai pas encore eu l’opportunité de rendre le service mais au besoin ce seront les premières personnes à qui je ferais appel.
    D’autre part, j’ai constitué un petit réseau qui ne vise qu’à s’étendre au fil des rencontres de consœurs et de prestataires aux compétences tout à fait différentes.
    La sous-traitance sans confiance est à mon avis vouée à l’échec et la confiance est quelque chose qui se construit. Le problème est d’avoir ou de prendre le temps pour le faire.

  8. Andrea 8 octobre

    Bjr à toutes
    Quelle discussion intéressante, je vois que je ne suis pas la seule à me poser des questions sur les missions que je ne peux pas honorer, faute de temps ou par manque de compétences…
    Pour me situer, j ai créé mon activité ce mois d’août, spécialisée dans la permanence téléphonique médicale + saisie, de par mon parcours. Je cherche moi aussi des contacts qualifiés et de confiance, autant pour proposer mon aide que des missions. Il me semble évident que dans une profession telle que la nôtre, il faut s’entraider et « réseauter », autant pour nos clients que pour la pérennité de notre activité, et casser l’isolement social. Je ne suis pour l’instant en relation qu avec une consoeur de Bretagne (je suis de Marseille), rencontrée sur un forum et nous fonctionnons à la façon d’un binôme (notamment pr les périodes de congés), en toute sérénité.

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