Comment communiquer avec votre télésecrétaire ?

Travailler à distance pour plusieurs clients et dans plusieurs domaines différents,
Jongler entre les déplacements sur site et les missions à distance,
Mon emploi du temps ne me permet pas d’être toujours disponible…

C’est le matin que je suis la plus joignable par téléphone car je travaille le plus souvent à mon bureau sur mes retranscriptions audio.
Les après-midi, en revanche, entre mes déplacements et mes missions de rappels téléphoniques, il n’est pas toujours évident de me joindre par téléphone.

Avec mes clients, nous communiquons le plus souvent par courrier électronique. Leur propre emploi du temps ne leur permet d’ailleurs pas toujours de m’appeler sur des horaires « raisonnables ». Cela ne nous empêche pas de nous parler pour toute question importante ou urgente…

Pour un premier contact avec votre télésecrétaire, le téléphone s’impose. Un message électronique ne remplacera pas tout l’intérêt d’un échange téléphonique afin de mieux comprendre les besoins de la personne et d’envisager une solution pour y répondre.
De ce point de vue là, je dois compter à mon actif plusieurs appels manqués…

Les messages téléphoniques sont rares ; je ne saurais pas dire pourquoi ? Certains n’hésitent pas à passer par mon formulaire par exemple, ou par mon adresse électronique, pour me laisser leurs coordonnées afin que je les rappelle. Bon, certains appellent au secours, mais oublient de laisser leur téléphone, ce qui est déjà plus compliqué ; dans ce cas une simple réponse au moment où je suis disponible suffit à susciter leur appel.

Il y a une chose cependant avec laquelle je ne suis pas à l’aise, ce sont les demandes de devis ou de tarifs par courriel uniquement sans contact téléphonique. Il est très difficile dans ces cas là de bien comprendre ce que souhaite le prospect et l’affaire tombe à l’eau car le devis ne correspond pas. En matière de retranscription par exemple, il n’est pas évident de tomber d’accord sur le sens des mots  épurée, reformulée, in-extenso

J’essaie encore avec l’expérience d’améliorer ma disponibilité, mais malgré tout cela fonctionne quand même plutôt bien…

Le télésecrétariat, fonctionnement



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