Comment communiquer avec votre télésecrétaire ?

Travailler à distance pour plusieurs clients et dans plusieurs domaines différents,
Jongler entre les déplacements sur site et les missions à distance,
Mon emploi du temps ne me permet pas d’être toujours disponible…

C’est le matin que je suis la plus joignable par téléphone car je travaille le plus souvent à mon bureau sur mes retranscriptions audio.
Les après-midi, en revanche, entre mes déplacements et mes missions de rappels téléphoniques, il n’est pas toujours évident de me joindre par téléphone.

Avec mes clients, nous communiquons le plus souvent par courrier électronique. Leur propre emploi du temps ne leur permet d’ailleurs pas toujours de m’appeler sur des horaires « raisonnables ». Cela ne nous empêche pas de nous parler pour toute question importante ou urgente…

Pour un premier contact avec votre télésecrétaire, le téléphone s’impose. Un message électronique ne remplacera pas tout l’intérêt d’un échange téléphonique afin de mieux comprendre les besoins de la personne et d’envisager une solution pour y répondre.
De ce point de vue là, je dois compter à mon actif plusieurs appels manqués…

Les messages téléphoniques sont rares ; je ne saurais pas dire pourquoi ? Certains n’hésitent pas à passer par mon formulaire par exemple, ou par mon adresse électronique, pour me laisser leurs coordonnées afin que je les rappelle. Bon, certains appellent au secours, mais oublient de laisser leur téléphone, ce qui est déjà plus compliqué ; dans ce cas une simple réponse au moment où je suis disponible suffit à susciter leur appel.

Il y a une chose cependant avec laquelle je ne suis pas à l’aise, ce sont les demandes de devis ou de tarifs par courriel uniquement sans contact téléphonique. Il est très difficile dans ces cas là de bien comprendre ce que souhaite le prospect et l’affaire tombe à l’eau car le devis ne correspond pas. En matière de retranscription par exemple, il n’est pas évident de tomber d’accord sur le sens des mots  épurée, reformulée, in-extenso

J’essaie encore avec l’expérience d’améliorer ma disponibilité, mais malgré tout cela fonctionne quand même plutôt bien…

Le télésecrétariat, fonctionnement



Assistante freelance et remplacements sur site

Je suis souvent sollicitée pour faire le remplacement d’une secrétaire en congés, mais je me heurte alors à des exigences trop importantes en termes d’amplitudes journalières.

Je me déplace sur site de préférence l’après-midi : RDV clients ou prospects, missions ponctuelles sur site – en particulier pour de l’assistance comptable – ou des remplacements.

Le mercredi après-midi, je suis prise par une mission régulière sur site également.

Pourquoi, est-ce que je ne me déplace pas le matin ?

Les remplacements ne sont pas ma fonction principale, même si je suis ravie quand cela tombe bien dans mon calendrier ou lorsque c’est prévu suffisamment à l’avance comme c’est le cas avec l’une de mes clientes avocates : sa secrétaire me donne ses dates dès que possible et je bloque mes après-midi pour la remplacer.

Mon rôle n’est pas d’assurer l’intégralité des tâches assumées par la secrétaire du cabinet car le temps de formation serait trop important. En revanche, je me charge de la frappe du courrier et des actes de manière pour éviter que trop de retard ne soit accumulé au moment des vacances.

Parfois, cette mission peut même être accomplie à distance lorsque le client est équipé d’un dictaphone numérique et qu’il s’occupe lui-même de l’impression et de la mise sous plis des documents.

Dans ce cas, j’intègre cette charge de travaille ponctuelle dans mon planning des tâches journalières à distance que je réalise en particulier le matin, ainsi que les après-midi quand je ne suis pas en mission extérieure.

Pour l’instant je me tiens à cette organisation :

  • Le matin retranscriptions ou travaux réalisés à distance ;
  • L’après-midi : je me déplace sur site ou en RDV ou j’avance mes travaux en cours + j’assure de temps en temps également ma prospection ;-)

Les prestations réalisées par votre télésecrétaire



Être ou ne pas être sur Facebook ?

Jusqu’à présent je m’étais peu posé la question d’être ou de ne pas être présente sur Facebook. Deux raisons essentielles à cela :
Je manque cruellement de temps pour essayer de comprendre ce service qui ne me séduit pas ;
D’autant que je ne comprends pas à quoi cela peut me servir.

Or, je constate que de plus en plus de télésecrétaires sont présentes sur ce média et sont référencées sur Google via leur page Facebook.
La plupart de ces pages de télésecrétaires n’intéressent que des télésecrétaires, alors à quoi bon ?

Simplement pour être mieux visible sur le Net. Bon, je vais réfléchir plus sérieusement à la question…

Le site Internet des Télémates



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