J’ai d’abord connu Cécile AtCom sur le forum de Gautier Girard avant qu’elle ne rentre en contact avec moi via Facebook pour me présenter son site : l’éplucheur commercial.

Cécile se définit comme un activateur de prospection.
Je n’ai donc pas résisté et lui ai proposé de partager quelques-uns de ses conseils sur Croquefeuille, ce qu’elle a accepté avec beaucoup de gentillesse.

Plus qu’un article, il s’agit d’une mini-formation sur sa méthode, La Fidélisation Prospective, appliquée aux secrétaires indépendantes.
Vous trouverez à la fin de celle-ci, en exclusivité pour Croquefeuille, un extrait de sa formation « Réussir ma prospection ».

Je ne peux que vous recommander son site l’éplucheur commercial sur lequel vous trouverez traitées des thématiques telles que : Réussir ses appels téléphoniques, Conquérir de nouveaux clients, Communiquer avec sa clientèle, Fidéliser sa clientèle, Développer son chiffre d’affaires, Augmenter sa confiance en soi, Réussir sa négociation commerciale ou Gérer son stress.

Pour celles et ceux qui préfèrent, cet article est également disponible en MP3.

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Bonjour à vous secrétaire indépendante,

Lorsque Céline m’a proposé de faire un article spécialement consacré à la prospection pour les télésecrétaires, j’ai été enthousiasmée, mais  je me suis posée la question sur ce qui pourrait vous être le plus profitable.

Je me suis donc dit que le mieux serait de vous donner un cap à suivre pour rendre votre prospection efficace.
C’est pourquoi, je vous propose non pas un simple article, mais une formation flash dédiée spécialement pour vous secrétaire indépendante et consacrée à la prospection.

Je vais partager avec vous une nouvelle approche de la prospection. Je l’ai conceptualisée sous la forme d’une méthode : La Fidélisation Prospective.
Il s’agit d’une stratégie de prospection rassurante, efficace et concrète en 7  étapes.

L’objectif de cette méthode : Fidéliser un contact très ciblé en amont de tout acte d’achat.
L’écouter, le rassurer, vous positionner comme expert, communiquer et convaincre.
En d’autres termes repérer des contacts qualifiés qui vous soient profitables.
Puis créez une relation durable et pérenne avant d’envisager de vendre à votre prospect une quelconque prestation.

Pourquoi une telle méthode ?

Tout simplement parce que votre client est constamment sollicité par les médias, par les pubs, par les infos qui fusent de toute part… jusqu’à l’indigestion.

Il ne sait plus repérer les services dont il a besoin, des services qui le sont beaucoup moins.
Résultat, votre client rejette tout en bloc et on ne peut pas lui en vouloir !

Un seul moyen pour tirer votre épingle du jeu :
Vous différencier de vos concurrents.  
Vous positionner dans un rôle de conseil et non dans celui d’un vendeur. En effet, le client aujourd’hui devient responsable de son acte d’achat.  Il veut « voir » avant de prendre une décision. Il veut échanger, être rassuré, prendre une décision en tout état de cause.

Voyons ces 7 grandes étapes qui vont ponctuer la méthode de Fidélisation Prospective.

Se donner un objectif, sinon rien !
Étape 1 : l’objectif, le début de votre réussite

Avant toute chose, avant même de parler de recherche de nouveaux clients, il faut que vous pensiez en terme d’objectif.

Pour cela vous devez nécessairement vous poser, au calme, prendre un moment avec vous-même et réfléchir à ce que vous désirez obtenir comme objectif.  Il ne s’agit pas là de rêver à un idéal, mais de définir concrètement des résultats et de les dater !

Pour cela, rien de plus simple que de prendre un papier et un crayon, de faire un tableau et de noter clairement le chiffre d’affaires annuel que vous voulez ou mieux celui que vous allez obtenir dans 3 mois, dans 6 mois, dans 1 an.
Eh oui, l’un des secrets pour atteindre ses objectifs est de considérer ce but comme déjà atteint !
Si vous doutez de vos objectifs, vous donnerez raison à vos doutes. Vous n’aurez que très peu de chance de les atteindre.
Par contre, si vous êtes convaincu qu’un objectif va se réaliser et bien curieusement vous augmenterez considérablement les probabilités de l’atteindre.

Cet objectif doit être présent chaque jour à vos côtés. Notez-le, lisez-le chaque jour, encadrez-le si vous voulez. Il doit être omniprésent dans votre tête, mais aussi visuellement.
Cela vous semble peut-être bête, mais c’est pourtant la meilleure méthode pour atteindre vos objectifs. Alors, faites-le !

Cet objectif de chiffre d’affaires doit se traduire ensuite en nombre de clients. Pour atteindre cet objectif, combien de clients vous manque-t-il ?

Vous en avez déduit un deuxième objectif : Combien de nouveaux clients vous faut-il ?
Vous allez ensuite découper cet objectif en différentes phases.
Procédez ensuite à un découpage par mois, par semaine de votre C.A à réaliser, du nombre de nouveaux clients à conquérir ainsi que du nombre de contacts à effectuer pour obtenir ce résultat.

Déjà vous allez y voir plus clair dans votre prospection.

Prospectez tout le monde c’est prospecter personne !
Étape 2 : Définir qui sont vos clients (suite…)

Je suis toujours étonnée d’être sollicitée par des gens qui se lancent absolument seuls dans leur projet de télésecrétariat.

Il existe toute une batterie de possibilités d’accompagnement très peu chères, voire même absolument gratuite pour peu par exemple que l’on soit demandeur d’emploi.

Je pense en premier lieu aux CCI/Chambres des métiers, aux Boutiques de gestions, à Paris, nous avons les Maisons du développement économique et de l’emploi et bien sûr dans un second temps, une fois à peu près décidé à se lancer, aux coopératives d’activités et d’emploi, ainsi qu’aux couveuses.

Je suis parfois bien étonnée également de la réaction de celles et ceux (mais plus généralement celles) qui souhaitant se faire accompagner pour le coup, mais appréhendent leurs entretiens avec leur conseiller création d’entreprise et du poids que ces futures secrétaires indépendantes accordent au jugement de ces conseillers.

Autant, je suis persuadée de l’intérêt de se faire accompagner et j’y pousse toutes celles et tous ceux qui veulent bien me demander mon avis sur leur projet de télésecrétariat,
Autant, je suis également de l’avis de ne pas passer ces entretiens comme des tests, mais bien comme l’opportunité de recevoir un avis extérieur sur son projet, avis susceptible de révéler certaines faiblesses qu’il sera indispensable de prendre en compte pour peu qu’elles soient confirmées par d’autres avis.

D’ailleurs, la plupart des gens qui accompagnent n’ont jamais créé.
Ils parlent de la création d’entreprise comme moi je parlerais de devenir fonctionnaire, c’est-à-dire en s’appuyant sur des éléments extérieurs et objectifs, mais qui ne tiennent pas compte de la réalité de la vie et des sentiments d’un chef d’entreprise.

En tant que spécialiste de la création d’entreprise, quand bien même ils n’auraient pas créé, leur « regard extérieur » peut être utile au créateur. Ils sont souvent doués pour détecter les faiblesses d’un projet, ce qui aboutit souvent (pas toujours) au découragement du porteur de projet.

Or, il ne faut pas se décourager, quand bien même vous détecteriez dans les commentaires de votre conseiller « un ton un peu sarcastique, ironique » (comme me le disait une de mes filleules). Il faut remettre ce conseiller à sa place dans la construction de votre projet, c’est-à-dire celui d’un « conseiller », d’un « regard extérieur ». Vous pouvez donc le remercier de son avis, mais devez faire valider les faiblesses qu’il a pu détecter par d’autres conseillers et regards extérieurs.

D’ailleurs, ces faiblesses peuvent être réelles et il serait préjudiciable à votre projet de télésecrétariat de ne pas les prendre en compte.

Par exemple, si votre conseiller a détecté que vous n’y arriverez jamais parce que vous n’avez pas la fibre commerciale, la première chose à faire est de supprimer la première partie de la phrase : vous n’y arriverez jamais parce que vous n’avez pas la fibre commerciale, mais il est important de valider cette faiblesse.

Il est clair que si vous n’avez effectivement pas la fibre commerciale, il ne faudra pas nier ce problème sous peine d’aller dans le mur, il faudra en tenir compte et voir comment vous pouvez développer votre activité de secrétaire indépendante sans avoir la fibre commerciale.

Après tout, vous ne serez pas la première télésecrétaire à ne pas avoir la fibre commerciale !

Comment font les autres ? Vous pouvez le leur demander. Est-ce qu’elle travaille avec d’autres secrétaires indépendantes qui leur trouvent des clients en échange d’une commission ? Est-ce qu’elles trouvent leurs clients par un autre biais comme le référencement de leur site internet ? Est-ce qu’elles ont fait une formation spécifique sur la prospection et/ou la négociation commerciale ?

Conclusion : (suite…)

En 2010, j’avais pu écrire que mon activité avait bien démarré. En fait, le rythme était acquis déjà au 4ème trimestre 2010. L’année 2011 aura clairement été celle de la consolidation de ces résultats.

Le nombre de clients réguliers a bien sûr augmenté, je passe donc moins de temps en prospection, car le travail arrive tout seul.

La clientèle des Télémates est donc composée pour partie de clients en télésecrétariat classique, dit « administratif et commercial » et de clients transcription audio, que ceux-ci soient ponctuels ou réguliers.

En termes de revenus, le secrétariat représente encore à peu près la moitié de ceux-ci, mais en termes de CA, les missions de retranscription audio représentent bien plus, puisque ce sont aussi celles pour lesquelles je me fais aider.

Mes clients arrivent aujourd’hui tous via mon site internet, ce qui contribue à me libérer du temps que je ne passe pas en prospection.

Aujourd’hui, je m’aperçois que je ne peux guère faire plus seul et j’aimerais aussi me dégager du temps pour développer de nouveaux projets.

En 2012, mes objectifs seront donc de mieux savoir m’entourer, de trouver une meilleure organisation et de développer au moins un nouveau projet.

À relire :

Bilan été 2011 (26 juillet 2011)
Nouvelle année, c’est la rentrée : un premier objectif (6 janvier 2011)
L’été d’une télésecrétaire : l’heure des bilans (30 août 2010)

Je reviens après une nouvelle période de jeûne pour Croquefeuille et j’en profite pour vous souhaiter tous mes vœux pour cette nouvelle année 2012

Vendredi prochain aura lieu notre première rencontre entre télésecrétaires Paris IDF.

L’initiative de cette rencontre vient du groupe Facebook créé par Valérie Thuillier : Télésecrétaires, partageons nos infos dans cet espace confidentiel !

Je suis heureuse de rencontrer de visu ces consœurs.
Ces rencontres sont toujours des moments d’échanges très forts. Elles nous permettent de briser l’isolement  du travail à domicile, d’apprendre à nous connaître en vue de prochains partenariats ou échanges de mission (notamment sur site), d’échanger sur nos bonnes pratiques, voire sur nos difficultés.

Bref, que celles (et ceux) qui exercent dans la région n’hésitent pas à me contacter via l’adresse qui se trouve en haut à gauche de ce blog afin de nous rejoindre.
C’est avec plaisir que nous vous accueillerons dans notre groupe.

Le RDV est le vendredi 21 octobre 2011, à 15h00.
Je vous donnerai le lieu du RDV par mail.

A bientôt !

Je me suis aperçue à la faveur d’une réunion de rentrée du groupe des rédacteurs de Coopaname que beaucoup de mes camarades n’avaient aucune idée de ce que représentait le référencement naturel.
Je ne dis pas ça pour me moquer car je ne vois pas ce qu’il y a de gratifiant à savoir ce que c’est, mais en revanche je trouve le référencement bien utile pour un certains nombres d’activités et notamment pour la retranscription audio, activité principale des Télémates.

Je rappelle qu’outre mes clients actuels, tous mes nouveaux clients viennent aujourd’hui à moi par l’intermédiaire de mon formulaire internet.

Cela a plusieurs avantages : les demandes de devis arrivent « toutes seules » pendant que je suis moi-même en production et je passe beaucoup moins de temps (enfin, quasiment plus) en prospection.

Évidemment, le premier contact par internet n’est pas forcément la panacée pour toutes les professions liées à la rédaction, mais je trouve quand même dommage de se passer d’un tel canal de communication, d’autant qu’il est gratuit.

J’ai donc proposé de présenter lors de la prochaine réunion des rédacteurs de Coopaname les quelques méthodes toutes simples qui m’ont permis, avec le temps, de positionner le site des Télémates sur la première page de Google pour la requête transcription audio par laquelle les prospects me trouvent (ce sont les statistiques du site qui me le disent).

Néanmoins, il me semblait intéressant de vous en toucher quelques mots sur Croquefeuille, car après tout c’est une problématique qui intéresse en premier lieu les télésecrétaires pour faire connaître leur activité.

Je me laisse donc un peu de temps pour voir comment organiser ces quelques billets sur cette thématique, mais en attendant je vous invite à me faire part de vos commentaires sur ce sujet : est-ce que ça vous paraît important ? Pourquoi ? Est-ce que vous avez des questions particulières ?
Sachant que je ne suis pas non plus une spécialiste et que je peux juste vous faire part de mon expérience.

A lire également :
Démarrage commercial : les premiers leviers (5 avril 2011)
La vie rêvée d’une télésecrétaire (24 janvier 2011)
Le monde du télésecrétariat (1/2) (14 décembre 2010)

Après discussion avec l’une de mes consœurs qui est également ma filleule, j’ai été surprise de constater que pour certains le blog restait un moyen d’expression personnel, éloigné de la sphère professionnelle et donnant une piètre image de son propriétaire.

Comme le rappelle Sylvie dans son article, loin est l’époque où le blog n’était qu’un outil pour adolescent souhaitant exposer leur vie privée sur la toile.

Aujourd’hui, je recommande le blog à mes collègues comme un moyen d’expression sur leur expertise et un outil pour booster le référencement de leur site internet vitrine.

Quels sont les avantages du blog ?

Il est à priori plus régulièrement mis à jour que votre site vitrine, les lecteurs ont donc intérêt à y revenir ;

Si le site internet des Télémates ne compte qu’une moyenne de 100-150 visiteurs par semaine, Croquefeuille compte au minimum 200 visiteurs quotidiens (ce qui n’est pas terrible par rapport aux moyennes des blogs, mais me convient bien du moment que mes visiteurs me sont fidèles).

Le blog permet une expression plus libre et moins figé que le site. Cela permet d’humaniser la relation avec ses lecteurs et ses prospects éventuels.

Surtout, les blogs sont bien référencés et les liens qu’il contient vers votre site internet lui distribuent une certaine popularité.

J’illustrerais le lien avec le prospect par une anecdote récente :
Une assistante de direction  d’un organisme émanant du ministère des sports m’a contactée un jour par téléphone pour me demander un devis concernant la transcription audio d’une table ronde. Après envoi de mon devis, celle-ci me rappelle pour me signaler que je suis plus chère que mes concurrentes, mais qu’elle aimerait bien travailler avec moi car elle a consulté mon blog qui l’a séduite. Après avoir fait une tentative de devis avec remise en allongeant le délai de livraison, elle a finalement fait accepter mon premier devis à son directeur

À toutes ces raisons, j’en ajouterais certaines qui me sont personnelles :
Quand j’ai voulu me lancer dans la création de ma librairie, j’ai été énormément rassurée par la lecture de témoignages d’entrepreneurs blogeurs.
Quand je me suis lancée, raconter mes propres aventures via mon blog, ainsi que sur le site d’Envie d’entreprendre, était un juste retour des choses.
C’est encore la raison pour laquelle je blogue aujourd’hui, car je crois au partage d’expérience.

Je vous recommande la lecture de ce billet :
Blog d’entreprise : cas concrets, objectifs, coûts et ROI (20 juin 2010)

A lire également sur Croquefeuille :
Croquefeuille a désormais sa page Facebook (30 août 2011)
Quelques nouvelles orientations pour Croquefeuille (10 janvier 2011)
Pourquoi ce blog ? (11 février 2010)

J’ai souvent constaté à la lecture de mes consœurs sur le forum des secrétaires indépendantes que la formalisation de la création d’une entreprise de télésecrétariat passait d’abord par le choix du nom et de l’identité visuelle, plus que par la rédaction d’un plan d’affaires.

Il semble d’ailleurs qu’avec la simplification administrative de la création d’entreprise et la limitation du risque grâce au statut d’auto-entrepreneur, le business plan ne soit plus malheureusement en faveur chez les porteurs de projets.

Je voulais donc partager ici quelques-unes de mes réflexions sur cette question du nom.

En premier point, je dirais que le nom lui-même importe peu, et notamment le fait qu’il soit joli ou non, l’important étant qu’il soit facilement mémorisable et unique, c’est-à-dire distinctif.

Facilement mémorisable, ça veut dire d’abord lisible. Une succession de consonnes imprononçable ne sera peut-être pas judicieuse. Mieux vaut également éviter un nom trop proche d’une marque déjà existante (quand bien même ne serait-elle pas déposée et à fortiori si elle est déposée). L’idée n’est pas seulement de se maintenir dans la légalité, mais surtout de ne pas semer la confusion dans l’esprit des clients potentiels.

Il convient donc une fois qu’un ou plusieurs noms ont été retenus de vérifier ceux-ci auprès de vos moteurs de recherche préférés pour vérifier leur originalité. On pourra ensuite compléter cette vérification en consultant les bases de données de l’INPI (pour les marques protégées) et d’infogreffe (pour les noms commerciaux).

Afin de vérifier également que ce nom ne suggère pas de sentiments négatifs ou qu’ils ne soient pas assimilés à d’autres secteurs d’activités, il conviendra également de le tester auprès d’un échantillon le plus large possible et le plus diversifié possible de population : famille, amis, réseaux doivent être mis à contribution. Le mieux est quand même de ne le faire circuler que dans des réseaux ou forums privés car il ne s’agirait pas à ce stade de se faire « piquer » la bonne idée

Cette étape me parait quand même importante car rien ne servirait d’avoir un nom sympa et original si celui évoque à vos futurs prospects une société de vente d’aliments pour animaux domestiques ou encore une entreprise de loisirs créatifs ! L’objectif serait là encore manqué.

Et vous ? Quels sont les critères qui ont présidé au choix de votre nom pour votre activité ? Je serais ravie que vous les partagiez dans les commentaires.

Pour ma part, je ne manquerai de vous faire part dans un prochain billet de l’histoire du nom La Compagnie des Télémates et de son logo.

Pour en savoir plus :

Comment choisir un bon nom de marque, d’entreprise ou de site internet ? (28 avril 2007)
Marketing & Innovation

Trouver le bon nom pour sa société (06 février 2002)
Journal du Net

Le nom de l’entreprise (mars 2011) par l’APCE

Choisir le nom de son entreprise lorsque l’on est Autoentrepreneur (13 juillet 2009)
Le blog de l’Auto-entrepreneur

Toutes vos questions sur les noms sur le site de l’INPI

La QVT à Coopaname : Novéquilibres

L’équipe coopanamienne de Novéquilibres nous a enfin présenté le premier épisode des impertinences du Professeur Bossondur. Tout un programme !

Qui est ce cher Professeur Bossondur ? D’où sort-il ? Que nous veut-il ? De quoi se mêle-t-il ?

Les impertinences du Professeur Bossondur en format vidéo est une websérie humoristique décalée, destinée à la sensibilisation à la qualité de vie au travail.

Ce cher Professeur Bossondur prend à contre pied ce que l’équipe de Novéquilibres  promeut à travers le site laqvt.fr dans ses rubriques plus sérieuses.

Vous pouvez soutenir cette aventure tout à fait singulière née à Coopaname, et faire en sorte que continuent les impertinences du Professeur Bossondur, en commentant ses vidéos et en diffusant ses programmes.

Pour ceux qui n’avaient pas encore découvert les 4 vidéos d’annonce de la rentrée du Professeur Bossondur publiées pendant vos vacances, voyez ci-dessous pour la séance de rattrapage :

Pour finir, en reprenant une formule du Professeur Bossondur : « Et surtout, portez-vous loin ! »

Comment choisir entre prospection et communication ?
Bien sûr cela va dépendre de ses prestations et de sa cible, mais il n’est surtout pas évident de faire comprendre aux nouvelles télésecrétaires à quel point les deux sont complémentaires.

En effet, si la prospection permet d’aller à la rencontre du client, elle peut vite devenir fastidieuse quand le marché ciblé est national.
En revanche, rien ne vaut le contact direct avec les prospects pour mieux comprendre leurs besoins, leurs motivations et leurs freins, ce qui permet ensuite de mieux communiquer.

Que sa clientèle soit locale, nationale, voire internationale, il serait dommage de se passer de ce média de communication qu’est Internet. Être visibles sur la toile permet aussi aux clients de nous trouver.

Dans la période de lancement de La Compagnie des Télémates, j’ai beaucoup prospecté. Il faut dire que j’avais aussi le temps pour le faire.
Cette phase m’a permis de trouver mes premiers clients, mais surtout elle m’a beaucoup aidée pour comprendre quels étaient plus précisément leurs besoins.

Dès le départ et en parallèle, j’ai également cherché à mieux positionner le site internet des Télémates et à augmenter ma visibilité. Aujourd’hui, ce travail a porté ses fruits, ce qui me permet de moins prospecter alors que je n’ai justement plus de temps disponible pour le faire.
En revanche, les informations collectées lors de cette première phase de prospection m’ont aidée dans cette recherche d’un meilleur positionnement.

Aujourd’hui, ce sont les retours de mes clients, les statistiques et les demandes de devis que je reçois en direct sur mon site qui m’apportent l’essentiel de l’information nécessaire pour continuer de cibler mon positionnement.

Et vous, quelle stratégie avez-vous préféré adopter pour trouver vos clients ?

A lire également :
Démarrage commercial : les premiers leviers (5 avril 2011)
Être ou ne pas être visible sur Internet (19 avril 2010)
Atelier Communication à Coopaname (8 février 2010)

Souvenirs :
Positionner le site des Télémates en première page de Google (21 mars 2010)